В письме от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318 Минфин указал, что расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировку за границу, подтвержденные документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя. Это установлено пунктом 21 положения об особенностях направления работников в служебные командировки (постановление 749).

В соответствии с пунктом 26 положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он оплатил за проживание в гостинице.

Если при направлении работника в командировку за границу организация перечисляет на его банковскую карту денежные средства в рублях на оплату проживания, то расходы по найму жилого помещения следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств.

При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.