Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах. И приложить к отчету чеки, квитанции, билеты и командировочное удостоверение. Об этом сказано в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Но если работник представит документы позже установленного срока, компании придется уплатить взносы. Даже несмотря на то, что командировочные расходы не облагаются страховыми взносами на основании ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. К такому выводу Минтруд России пришел в письме от 07.10.2013 № 17-4/1647.

Дело в том, что авансовый отчет, который оформлен с нарушением указанных правил или к которому не приложили нужные документы (ненадлежаще их оформлили), не соответствует требованиям законодательства. А значит, командировочные расходы в таком случае «подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке».