Вопрос: В настоящее время в адрес Государственного унитарного предприятия города Москвы поступают обращения контрагентов с предложением об оформлении первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, без составления таких документов на бумажном носителе.

Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусматривает возможность составления первичного учетного документа, как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п.5).Однако, в Федеральном законе от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Налоговом кодексе Российской Федерации отсутствует регламент, процедура и порядок представления и оформления таких документов в электронной форме для целей исчисления налога на прибыль.

В этой связи просим разъяснить следующие вопросы:

1. Может ли первичный учетный документ (акт выполненных работ/оказанных услуг) составленный в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, служить подтверждением расходов признаваемых для целей исчисления налога на прибыль в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации?

2. Каким из видов электронной подписи, указанных в статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" должен быть заверен первичный учетный документ с обеих сторон для подтверждения расходов признаваемых для целей исчисления налога на прибыль в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации?

3. Каков порядок хранения первичного учетного документа составленного в виде электронного документа, подписанного электронной подписью? Необходимо ли данный электронный документ хранить на физическом носителе (бумаге) и каков порядок такого хранения? Должны ли стороны такой документ дополнительно заверять подписью и печатью?

4. В каком виде необходимо предоставлять первичные учетные документы, составленные в виде электронных документов, подписанные электронной подписью при проверке деятельности организации контролирующими органами? Каков порядок такого предоставления при выездной проверке?

5. Принимается ли к вычету НДС по счет-фактуре составленной в виде электронного документа, подписанного электронной подписью? Какое количество электронных подписей должно быть на счет-фактуре оформленной в виде электронного документа? Необходимо ли выводить на печать и хранить на бумажном носителе счет-фактуру, составленную в виде электронного документа? Должны ли быть предусмотрены подписи на бумажном носителе электронного документа?

6. Каков порядок внесения исправлений в первичный учетный документ, составленный в виде электронного документа, подписанного электронной подписью?

7. Каков порядок изъятия первичных учетных документов составленных в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, при необходимости их изъятия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Министерство финансов Российской Федерации
ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ

ПИСЬМО от 13 января 2016 года № 03-03-06/1/259

[Об использовании электронной подписи при составлении первичных учетных документов]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики в связи с обращением об использовании электронной подписи при составлении первичных учетных документов сообщает следующее.

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета, организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой, предусмотренный Законом № 402-ФЗ вид электронной подписи.

Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, исходя из положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением.

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ.

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности).

В соответствии с абзацем первым пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав, сумм налога на добавленную стоимость к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 "Налог на добавленную стоимость" Кодекса. При этом согласно абзацу второму пункта 1 данной статьи Кодекса счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Согласно пункту 6 данной статьи Кодекса счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пунктом 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137, предусмотрено, что счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период.

Кроме того, согласно пункту 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - Порядок), установленного Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н, участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрены Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Учитывая изложенное, счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

Заместитель
директора Департамента
А.С.Кизимов