Анастасия Щепина, аналитик сервиса обмена Synerdocs

Что делать если теория и практика обмена документами расходятся
Что делать если теория и практика обмена документами расходятся

Законы и нормативно-правовые акты, регулирующие обмен электронными документами, небезупречны. Но это не значит, что это тормозит развитие самой практики обмена. Существует ряд проверенных действий для преодоления затруднений в законодательстве. Подробнее о них расскажет Анастасия Щепина, аналитик сервиса обмена Synerdocs.

- Анастасия, для начала расскажите, какие именно несоответствия в законодательстве об ЭДО существуют на сегодняшний день?

- Белых пятен немало. Но в этом нет ничего удивительного, ведь создавая новый закон, очень сложно предугадать всё и сразу. Перечислю наиболее заметные несовершенства. Во-первых, следует выделить проблему, связанную с выездными проверками. У многих пользователей нет четкого понимания того, как предоставить налоговому инспектору полный доступ к электронным документам. Несовершенен и вопрос, касающийся архивного хранения. До сих пор непонятно, где хранить электронные документы и как это делать, чтобы сохранить их юридическую силу. Некоторая неразбериха царит в области представления электронных документов в ФНС. В частности, это касается неформализованных документов.

- Согласимся с Вами – процедура подготовки к налоговой выездной проверке до сих пор вызывает у бухгалтеров массу вопросов. Расскажите, как рекомендуется действовать, чтобы проверка прошла благополучно?

- Самое главное – предоставить инспектору необходимый доступ к истребованным документам. Это оговаривается и в Налоговом кодексе (см. ст. 89 п. 12). Последовательность такая: сначала выгружаем документы из учетной системы на съемный носитель, затем переносим данные на компьютер, где инспектор будет выполнять проверку. В некоторых информационных системах есть возможность создания учетной записи, позволяющей открывать доступ только к ограниченному кругу документов, например, к тем, которые были истребованы инспектором. Попросить о подобной услуге можно и своего оператора ЭДО. Но высока вероятность (и это регламентируется п. 2 ст. 93 Налогового Кодекса РФ), что формализованные электронные документы будут все же истребованы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

- Что делать, если инспектор решит произвести выемку электронных документов?

- На этот вопрос у налоговых органов нет определенного ответа. Иногда в региональных налоговых органах предлагают изымать жесткий диск. Однако это не самая подходящая мера, так как помимо нужных документов, на HDD могут оказаться и те, которые совсем не относятся к проверке. А это в свою очередь противоречит Налоговому кодексу (п. 5 ст. 94).

Еще один альтернативный способ выемки документов – их выгрузка на съемный носитель (флеш-накопитель или диск). Но самым разумным вариантом в этой ситуации будет, если инспекция запросит требуемые документы в электронном виде по ТКС.

Несмотря на то что обмен ЭДО не включает в себя такое понятие, как выемка, забывать о нем не стоит. Чтобы перестраховаться, лучше в самом начале выяснить у инспектора, как он представляет себе процедуру выемки и заранее договориться о наиболее удобном для вас двоих варианте изъятия.

Не исключено, что налоговая будет настаивать на изъятии жесткого диска. Поэтому заранее стоит позаботиться о резервном копировании данных, причем не на один носитель, а на несколько. Благодаря такой предосторожности, получится обеспечить безопасность документам и оградить рабочие процессы в компании от простаивания из-за отсутствия информации.

- А что Вы скажете насчет архивного хранения? После начала внедрения электронных документов этот вопрос интересует многих.

- Пожалуй, эта область одна из самых неурегулированных законами. Учитывая тот факт, что технологии сегодня не стоят на месте, а развиваются молниеносно, никто не может гарантировать, что документ, созданный сейчас, удастся открыть и просмотреть через 10 лет. Изменяются форматы, средства просмотра файлов, носители информации. Так что оригиналы документов с большим сроком хранения до 10-15 лет рекомендуется создавать и хранить в бумажном виде. Создавать подлинники документов с небольшим сроком хранения (счета-фактуры) удобнее в электронном виде, причем в формате, для просмотра которого не требуются специальные средства (XML, PDF/A). В любом случае, электронный документ нужно хранить в том формате, в котором он был создан изначально. Обязательно при этом наличие ЭП, а также сертификата ключа проверки ЭП.

Теперь что касается места хранения. Вы вправе выбрать локальное хранилище, где могут использоваться специализированные решения для упорядочивания документов, их быстрого поиска, разделения прав доступа, упрощения работы с бумажными копиями. Главное, при использовании локального хранилища систематически выполнять резервное копирование информации на разные носители, регулярную замену носителей, проверку и актуализацию информации.

Сегодня широко распространено облачное хранение. Об оказании этой услуги можно осведомиться у оператора ЭДО. Кстати, вам самим в этом случае не придется думать ни о резервном копировании, ни о замене носителей, ни о безопасности своих документов. Обо всем позаботится ЦОД, где хранятся документы.

- Перейдем к теме представления электронных документов в ФНС. Как Вы уже сказали, здесь наблюдается неразбериха. Основной вопрос, который волнует бухгалтеров, - как представлять в налоговую документы, созданные не по формату ФНС?

- Чтобы разобраться в этом вопросе, нужно обратиться к письмам Минфина № 03-02-07/1-1 и № 03-02-07/1-2. В них говорится следующее: если истребуемые документы относятся к разряду неформализованных, в ФНС их можно представлять в виде бумажной копии, заверенной подписью руководителя и печатью организации, с добавлением надписи «Подписано квалифицированной ЭП».

- Если электронный документ подписан ЭП, не утратит ли он свою юридическую силу через несколько лет хранения? И как вообще доказать подлинность ЭП в таком случае?

- Обратимся к ст. 11 ФЗ от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи», где указано, что квалифицированная ЭП признается легитимной, если сертификат является действительным на момент подписания электронного документа (если информация о моменте подписания электронного документа достоверна) или в день проверки действительности сертификата (если неизвестен момент подписания). Напомню, что срок действия квалифицированного сертификата – 12 месяцев. Удостовериться в действительности сертификата через, например, 5 лет без специальных решений будет невозможно. Решить эту проблему можно с помощью усовершенствованной электронной подписи. В нее входит штамп времени, подтверждающий факт существования ЭП документа в момент его подписания и доказывающий действительность сертификата.

- Анастасия, что делать, если у пользователя возник вопрос по теме электронного документооборота, но существующее законодательство не в состоянии дать на него ответ?

- В таких случаях остается руководствоваться общими положениями законодательства и имеющимися разъяснениями. На сайте Федеральной налоговой службы предусмотрен раздел с разъяснениями. При возникновении споров можно смело ссылаться на письма данного раздела, так как они носят обязательный характер.

Кроме того, в своих локальных нормативных актах или соглашениях лучше придерживаться четких правил. Если возникли вопросы, за необходимыми разъяснениями можно обращаться в государственные органы. В ФНС, например, есть специальный онлайн-сервис.

- Сколько электронных подписей должно быть по закону?

- В процессе перехода на электронные документы мы по привычке продолжаем использовать принципы, которыми руководствовались при работе с бумагой. Вспомните, ведь в традиционной товарной накладной может фигурировать и две, и пять подписей:

С электронными накладными все иначе. Здесь требуется всего лишь по одной ЭП с обеих сторон. Конечно, у всех возникают вопросы: «Почему такое несоответствие?», «Как быть?».

На самом деле нужно понимать, что наличие всего двух подписей для электронного документа вполне логично. Если мы возьмем формализованный счет-фактуру, то увидим здесь одну подпись, оставленную продавцом. Если возьмем товарную накладную и акт выполненных работ, обнаружим по одной подписи от продавца и покупателя.

Допустим, для вас очень важно, чтобы в товарной накладной были проставлены подписи лиц, принимающих товар. Воспользуйтесь процедурой внутреннего согласования. ФИО приемщиков можно указать в соответствующем поле документа. Есть также возможность поставить электронные подписи принимающих лиц. Но помните, что ваш контрагент получит только одну подпись – того, кто уполномочен подписывать подобные документы.

Так может выглядеть печатный экземпляр электронной товарной накладной:

На бумажной копии электронной товарной накладной может проставляться подобная отметка, свидетельствующая о подписании документа ЭП:

- Каковы правила заполнения формализованных документов или требования к форматам?

- При разработке форматов документов законотворцами не был предусмотрен ряд нюансов, касающихся правил заполнения счетов-фактур и прописанных в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. На первый взгляд это не вызывает разногласий, но на практике у бухгалтеров часто возникают вопросы.

Например, правила заполнения СФ на выполненные работы (оказанные услуги) диктуют ставить прочерк в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес». А в ЭСФ форматом не предусмотрено наличие такого символа, как прочерк (Таблица 4.7 Приложения № 1 Приказа ФНС РФ от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@). Поэтому, ввиду отсутствия со стороны законодателей соответствующих разъяснений или поправок, рекомендуется придерживаться требований форматов электронных документов. Так, у вас хотя бы будет уверенность в том, что при представлении ЭСФ в ФНС точно будет пройдена проверка на соответствие форматам.

Не исключены ошибки, которые, однако, не противоречат требованиям форматов и не мешают контролирующим органам идентифицировать продавца, покупателя, сумму налога, налоговую ставку и стоимость. Наличие таких ошибок не является законным основанием для отказа в принятии сумм налога к вычету (п. 2 ст. 169 Налогового Кодекса РФ).

Интересна позиция налоговой в следующей ситуации. Если кто помнит, изначально в поле «Стоимость» допускалось вводить только два знака после запятой. Но благодаря просьбам представителей бизнеса налоговики внесли в изменения форматы. Теперь после запятой в поле «Стоимость» разрешено вводить до 11 знаков.

- Какие противоречия существуют между отраслевым и федеральным законодательством?

- Противоречия подобного рода – это, пожалуй, один из самых волнующих вопросов. Больше всего интересен тот факт, что многие компании с отраслевой спецификой не имеют возможности выставлять СФ в 5-дневный срок. Одна из причин этого заключается именно в законодательстве.

Показателен пример с энергосбытовыми компаниями. Согласно п. 192 Правил оптового рынка электрической энергии и мощности, утвержденных Постановлением Правительства от 27.12.2010 N 1172, необходимые данные, используемые впоследствии для формирования СФ клиентам, сбытовые компании получают только к 10 числу месяца, следующего за расчетным периодом. Считайте, эти 10 дней уже являются нарушением того 5-дневного периода, в течение которого по закону должны быть выставлены СФ. Самостоятельно исправить такое положение дел мы, увы, не в состоянии. Как же минимизировать риски и обратить взор государственных чинов на интересующий нас вопрос?

В случае противоречий следует действовать, полагаясь на нормативно-правовые акты, имеющие наибольшую юридическую силу (Налоговый Кодекс РФ). Однако в ситуации со сбытовыми компаниями, руководствуясь только НПА, решить проблемы не удастся. Нужно понимать, что обмен документами представляет собой жестко выстроенный процесс.

Важно быть в курсе новостей ФНС, Минфина и судов. Для этого изучайте судебную практику, читайте официальные письма. В вопросах, касающихся выставления счетов-фактур в срок, налоговики пока непреклонны. Но, по сути, ответственности за нарушение 5-дневного срока сегодня нет. За тем исключением, если это не спровоцировало других правонарушений. Полезно и самим иметь активную жизненную позицию, время от времени направляя письма в соответствующие инстанции и задавая вопросы представителям местной инспекции.

Хочется верить, что прежде чем вводить ответственность за нарушение срока выставления СФ, законодатели сначала сделают эти сроки действительно реальными.

- Давайте подведем итог всему вышесказанному. О чем следует помнить, если возникают вопросы, решение которых не отражено в имеющемся законодательстве?

- Прежде всего, следует иметь в виду НПА, имеющие наибольшую юридическую силу. Хотя в силу различных причин это может и не сработать. Отсюда вытекает другое правило – не оставляйте противоречия на произвол судьбы, обращайте на них внимание госорганов. Кто, как не они, способны разъяснить вам несоответствия, а также взять их на заметку. Тем более что совершенствованию законодательства в области обмена электронными документами сегодня уделяется немало внимания.

Кстати, помочь вам разобраться в ряде вопросов могут и операторы ЭДО. Вполне вероятно, у них уже есть ответы на большинство ваших вопросов. И даже если нет, они помогут вам разобраться, или оформить письмо и отправить его в соответствующие органы.