Журнал «Кадровое дело»,
№ 7 июль 2012
Подписка на журнал «Кадровое дело»
Вправе ли работодатель направлять удаленно работающих сотрудников в служебные командировки? – Да, вправе.
Имеет ли удаленный работник право на забастовку? – Да, имеет.
Влияет ли расстояние на ответственность работодателя? – Нет, не влияет.
Центральный офис и филиалы, филиал и дополнительные офисы, отдел кадров и надомники, трудящиеся в разных городах далеко от головной организации… Разветвленная структура некоторых компаний порой может запутать даже опытного государственного инспектора труда, не говоря уже о самом работодателе. Однако оформлять трудовые отношения в таких организациях нужно так же, как и в любых других. Особой сложности в этом нет, если бы не одно но: существенное расстояние между отделом кадров и работниками на местах. Потому мы рассмотрим, чем дистанция в трудовых отношениях мешает работнику и работодателю, как она влияет на права и гарантии сотрудников, а также на обязанности самой компании.
Трудности дистанционного оформления для работодателя
1. Сложно вести кадровый документооборот. Например, подписывать договоры и приказы, своевременно вносить сведения в табель учета рабочего времени и др. При таком удаленном расположении рабочих мест сотрудников не всегда можно вовремя зафиксировать, что один из них не вышел на работу (болезнь, прогул и т. д.).
Решить эту проблему можно, ведя унифицированный электронный документооборот по всей компании.
2. Работодатель пропускает срок, в течение которого сотрудника можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Установленные статьей 193 Трудового кодекса сроки (см. таблицу) не рассчитаны на то, что дисциплинарное взыскание будут накладывать дистанционно. Поэтому в данном случае велика вероятность того, что работодатель пропустит их.
Сроки привлечения к дисциплинарной ответственности
Основание | Срок | Как считать | Не считая времени |
В общем порядке | Не позднее одного месяца | Со дня обнаружения проступка | болезни работника, его отпуска, времени на учет мнения профсоюза (ч. третья ст. 193 ТК РФ) |
Не позднее шести месяцев | Со дня совершения проступка | производства по уголовному делу (ч. четвертая ст. 193 ТК РФ) | |
По результатам проверки | Не позднее двух лет | Со дня совершения проступка |
Пример
Артур К., работающий в дополнительном офисе компании ООО «Сатурнион», систематически опаздывал на работу. Из-за удаленности головной компании руководство не подозревало об этом до тех пор, пока из-за опоздания сотрудника не сорвалась крупная сделка. Представитель иностранного холдинга прождал Артура в переговорной три часа и принял решение разорвать партнерские отношения с ООО «Сатурнион».
Генеральный директор принял решение уволить сотрудника за прогул, но поскольку он отсутствовал на рабочем месте менее четырех часов подряд, не смог этого сделать. Тогда руководитель решил, что расторгнет с работником договор по пункту 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса (за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей). Но до этого к дисциплинарной ответственности Артура не привлекали, а документально подтвердить факт предшествующих опозданий работодатель не мог. В связи с этим сотруднику объявили выговор и предупредили, что следующее опоздание закончится для него увольнением.
Совет
Придавайте огласке факт наказания сотрудников, нарушивших требования по расследованию несчастного случая (например, вывешивайте копии приказов на стенде и др.). Это повысит сознательность других работников.
Решить эту проблему поможет налаженный контакт с удаленным офисом и наличие электронных средств связи. Чтобы ознакомить работника с приказом о дисциплинарном взыскании под роспись в течение трех дней (ч. шестая ст. 193 ТК РФ), можно использовать курьерскую доставку.
Документы в тему
Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала «Кадровое дело». | |
Документ | Поможет вам |
Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»; приказ Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» | Уточнить, в каком порядке нужно назначать и выплачивать удаленным работникам пособия по временной нетрудоспособности |
Статьи 4.5, 5.27 КоАП РФ | Вспомнить, какой срок исковой давности и какая ответственность установлены за правонарушения в сфере трудовых правоотношений |
Статьи 21, 409 ТК РФ | Узнать, что сотрудник имеет право на забастовку, даже если трудится в удаленном структурном подразделении |
3. Возникают проблемы с привлечением работника к материальной ответственности. Во-первых, бухгалтерия головной компании удалена от места, где работодателю причинили материальный ущерб (например, выявили недостачу). Во-вторых, сформировать комиссию для служебного расследования может быть трудно, потому что в обособленных подразделениях часто работает мало сотрудников. В-третьих, у работников филиала часто нет договоров о полной материальной ответственности (Приложение № 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Отслеживать, заключили указанные договоры с ними или нет, трудно из-за расстояния. Как правило, все выясняется уже после того, как работодателю причинили ущерб. А значит, в этом случае работник сможет возместить сумму только в пределах одного среднего заработка (ст. 248 ТК РФ). В-четвертых, для взыскания материального ущерба предусмотрены укороченные временные рамки по сравнению со стандартным трехлетним сроком исковой давности1 (ст. 196 ГК РФ). Поэтому работодатель может в них не уложиться.
Решить эту проблему можно, создав специальные должности на местах (ответственные за выявление материального ущерба) и введя в компании электронный документооборот (с помощью него работодатель сможет своевременно отслеживать информацию о договорах полной материальной ответственности удаленных работников).
4. Работодатель задерживает сроки расследования несчастных случаев на производстве (таблица). Сложность возникает из-за того, что действия ответственных кадров в головном и удаленном офисах не всегда согласованны.
Решить эту проблему можно с помощью отлаженной системы охраны труда (обучение уполномоченных сотрудников, четкая регламентация рабочего процесса, контроль за соблюдением правил охраны труда и др.).
Стоит отметить, что указанные выше минусы вовсе не означают, что работодатели, которые ведут кадровый документооборот удаленно, автоматически нарушают трудовое право. Они лишь сталкиваются с дополнительными препятствиями, которые тем не менее можно преодолеть.
Сроки расследования несчастных случаев на производстве
Условие | Критерий | Срок |
Расследование в общем порядке | Легкое повреждение здоровья | Три дня |
Тяжелое повреждение здоровья или смертельный исход | 15 дней | |
Работодателя своевременно не уведомили о несчастном случае | Заявление работника (или его доверенного лица) | Один месяц со дня поступления заявления |
Нетрудоспособность работника наступила не сразу | ||
Дополнительная проверка | Изучение обстоятельств несчастного случая, получение медицинских и иных заключений | Продлевается не более чем на 15 дней |
Расследование невозможно завершить в срок | Обстоятельства несчастного случая рассматривают в органах дознания, следствия, в суде и т. д. | Продлевается по решению соответствующего органа |
Недостатки дистанционного оформления для работника
1. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивают позже. Пособие должны начислить на основании больничного листа в течение десяти дней с момента его получения2. Срок его предоставления работодателю удлиняется на то время, пока документ доставят в бухгалтерию головного офиса.
Решить эту проблему поможет правильно организованная курьерская доставка.
2. Период запланированного отпуска трудно изменить вовремя. Из-за того что отдел кадров удален от места работы сотрудника, не всегда получается своевременно получить и обработать его заявление о переносе отпуска на другой срок.
Решить эту проблему можно, отправив копию заявления с помощью электронных средств связи (например электронной почты, факса и др.). При этом оригинал заявления работник дополнительно направит обычной почтой.
3. Работник не получает трудовую книжку в день увольнения. Работодатели используют различные пути, чтобы выполнить требования закона и выдать сотруднику трудовую книжку в день увольнения (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ). Например, вручают работнику письменное уведомление о том, что ему необходимо явиться в отдел кадров. Это действительно помогает преодолеть возникающие из-за расстояния препятствия с минимальными потерями. Но только для работодателя. Сотрудник же в большинстве случаев лишен возможности устроиться на другое место работы сразу после увольнения, так как его трудовая книжка опаздывает.
В «Виртуальном кадровике» вы найдете кадровые документы о трудоустройстве надомников: трудовой договор, трудовая книжка, приказ о приеме на работу, заявление работника.
Пример
Галина К., работающая на дому в г. Челябинске, уволилась из ООО «Стентон», расположенного в г. Москве. Последним рабочим днем сотрудницы было 25 апреля 2012 года, а с 30 апреля она планировала выйти на новую работу. Поэтому Галина заранее позвонила в отдел кадров ООО «Стентон» и попросила направить ей трудовую книжку по почте. Но ей ответили, что сначала руководитель должен направить письменное уведомление в соответствии с частью шестой статьи 84.1 Трудового кодекса. Это уведомление работодатель готовил вплоть до 25 апреля и только в день увольнения выслал его сотруднице. С одной стороны, ООО «Стентон» не нарушил закон, но, с другой – Галина лишилась возможности вовремя выйти на новую работу. Она получила уведомление 1 июня, в этот же день направила свое согласие о направлении трудовой книжки по почте и получила ее на руки только 7 июня.
Решить эту проблему можно, воспользовавшись курьерской доставкой, а также направив сотруднику уведомление заранее так, чтобы непосредственно в день увольнения работника иметь возможность выслать ему трудовую книжку по почте.
В чем дистанционное оформление не мешает сторонам трудовых отношений
Несмотря на видимые ограничения, связанные с удаленностью головного офиса, расстояние ничем не мешает ни работнику, ни работодателю реализовать предоставленные им права и исполнять возложенные на них обязанности.
Совет
Старайтесь чаще использовать кадровые документы в электронном виде там, где это возможно (например, можно вести банк служебных записок, уведомлений, приказов, трудовых договоров и т. д.).
Во-первых, работодатель может свободно вводить определенный график работы, привлекать сотрудников к сверхурочной работе, а также направлять их в командировки. Чтобы все это реализовать, компании широко используют электронный документооборот и прибегают к помощи курьерской службы. Ознакомить сотрудников с введенным графиком работы на местах не трудно – работники могут расписываться в листе ознакомления (см. образцы).
Во-вторых, работодатель в любом случае обязан предоставлять сотрудникам гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (например, гарантии, связанные с обучением, временной нетрудоспособностью и др.). Вне зависимости от того, оформили ли трудовые отношения с работником правильно или же в чем-то допустили ошибку, необходимые гарантии положены ему в полном объеме3.
Электронный трудовой договор
В настоящее время Правительство РФ рассматривает законопроект, который позволит работодателям заключать с сотрудниками, трудящимися удаленно, электронные трудовые договоры (источник: http://правительство.рф/docs/19019/)*. Это может существенно упростить трудовые отношения между работодателями и дистанционными работниками.
* Проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 1 Федерального закона “Об электронной подписи”».
Ответственность работодателя
Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства не зависит от того, трудятся работники удаленно или сидят на стационарных рабочих местах в главном офисе. Расстояние может оказать влияние лишь на сроки, в течение которых нужно выявить нарушение и привлечь компанию к ответственности. Ведь дистанция никак не отражается на сроке давности, установленном статьей 4.5 Кодекса об административных правонарушениях4. Поэтому зачастую именно из-за того, что эти сроки истекли, работодатель, оформляющий трудовые отношения с персоналом на расстоянии, может избежать административной ответственности.
Закон против практики
На практике
Чтобы выполнить поручение работодателя в срок, сотрудница, работающая на дому, попросила о помощи своего супруга. В конце месяца он обратился к руководству компании, указав, что выполнил определенную работу, и потребовал заключить с ним трудовой договор на основании части второй статьи 67 Трудового кодекса.
В законе
В соответствии с частью первой статьи 310 Трудового кодекса надомник может выполнять работу с участием членов семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают.
Что будет, если…
Требования супруга надомницы незаконны (ч. первая ст. 310 ТК РФ). Поэтому работодатель имеет полное право отказать ему в заключении трудового договора. Однако руководство по своему усмотрению может оформить с мужем сотрудницы трудовые отношения, но не на основании части второй статьи 67 Трудового кодекса, а в общем порядке (гл. 11 ТК РФ).
Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Валентина Митрофанова,
кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):– Расстояние между головным офисом и филиалом никак не влияет на права работника. Положенные гарантии нужно предоставить ему в том же объеме и порядке, что и остальным сотрудникам.
Екатерина Добрикова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:– Работодатель, нарушивший трудовое законодательство, несет ответственность в общем порядке. То есть на него распространяются те же правила, что и на любого другого работодателя, не оформляющего кадровые документы на расстоянии.
Материал подготовила Наталия Пластинина,
юрисконсульт ОАО «Альфабанк» (г. Саратов)
1. Один месяц – для взыскания среднего заработка по распоряжению работодателя (ч. первая ст. 248 ТК РФ), один год – при взыскании ущерба в судебном порядке (ч. вторая ст. 392 ТК РФ).
2. Статьи 6, 10 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», приказ Минздравсоцразвития России от 26 июня 2011 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности».
3. Судебная практика подтверждает, что удаленность головного офиса не влияет даже на реализацию права на забастовку в соответствии со статьями 21, 409 ТК РФ (см. решение Октябрьского районного суда г. Новосибирска от 5 апреля 2011 г. по делу № 2-212/11).
4. Срок давности, связанный с ответственностью за нарушение правил привлечения к трудовой деятельности, составляет один год со дня совершения административного правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).