Демина В.А., эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

В статье 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлено, что сведения о каждом застрахованном лице подаются не позднее 1 марта. Срок представления сведений за 2007 год истекает 3 марта 2008 года (1 марта — выходной).

Отчетные формы утверждены постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п (далее — постановление № 192п). Хотя документ вступил в силу в декабре 2006 года (за исключением приложения № 4, действующего с 1 января 2007 года), большинство страхователей сдавали отчетность за 2006 год в порядке, предусмотренном в постановлении Правления ПФР от 22.10.2002 № 122п (далее — постановление № 122п). Иначе говоря, по новым правилам многие страхователи будут отчитываться впервые.

Состав документов, которые необходимо заполнить при подаче индивидуальных сведений, прежний. Правда, изменился формат их представления. Теперь сведения в электронном виде подаются в формате XML, кодировка WINDOWS-1251.

Состав документов

Итак, страхователь заполняет формы:

— СЗВ-4-1 «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица»;

— СЗВ-4-2 «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица» (списочная форма);

— АДВ-6-1 «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР»;

— АДВ-11 «Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование».

Формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 заполняются при необходимости. То есть в составе отчетности могут быть документы, составленные по одной из этих форм или по обеим.

Данные следует вписывать без помарок и исправлений чернилами любого цвета, кроме красного и зеленого, шариковой ручкой, печатными буквами, на пишущий машинке или компьютере.

К каждой пачке документов прикладывается список застрахованных лиц, составленный в произвольной форме. Такое требование содержится в пункте 34 постановления № 192п.

Какие еще документы могут понадобиться? Например, в территориальные управления ПФР г. Москвы представляется пояснительная записка. В ней отражаются начисленные суммы страховых взносов в целом по организации с разбивкой по сформированным пачкам.

Имейте в виду, что нередко от страхователей требуют копии платежных поручений на уплату страховых взносов. Поэтому рекомендуем уточнить в своем отделении Пенсионного фонда полный перечень необходимых документов.

Правила формирования пачек

В каждой пачке не может быть более 200 документов. Для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, ограничение установлено по числу упоминаемых застрахованных лиц (не более 200 в каждой пачке).

В пачке должны быть документы только одного наименования. Так, формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 входят в состав разных пачек. Есть и дополнительные ограничения. По отдельным пачкам распределяются следующие документы:

— о застрахованных лицах, выходящих на пенсию. Например, по всем работникам следует отразить сведения в списочной форме СЗВ-4-2. Данные о единственном сотруднике, который выходит на пенсию, указываются на отдельном бланке этой формы, из которого будет сформирована самостоятельная пачка;

— по различным категориям застрахованных лиц;

— содержащие корректирующие сведения;

— содержащие отменяющие сведения;

— о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, и содержащие корректирующие сведения;

— о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, и содержащие отменяющие сведения;

— по застрахованным лицам, работающим в различных территориальных условиях (по каждому коду территориальных условий).

Каждая пачка документов сопровождается описью (форма АДВ-6-1).

Как оформлять пачки документов? В пункте 12 постановления № 192п предложен такой порядок.

1. Пачка прошивается и пронумеровывается.

2. Концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на котором ставится печать организации и делается надпись: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью... листов».

3. К пачке прикладывается список застрахованных лиц. Список брошюруется в пачке после описи.

4. Все документы, входящие в пачку, заверяются печатью организации и подписью руководителя, проставляемыми на описи, которая дополняется словами: «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно».

Форма СЗВ-4-1

Эта форма заполняется на каждого работника, у которого в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, или когда необходимо выделить отдельные периоды, например отпуск по беременности и родам.

В форме четыре раздела. В первом указываются реквизиты страхователя: регистрационный номер, под которым работодатель зарегистрирован как плательщик страховых взносов, краткое наименование организации и расчетный период, за который подаются сведения (2007).

Второй раздел предназначен для сведений о застрахованном лице (работнике). В соответствующие ячейки вписываются страховой номер индивидуального лицевого счета, зафиксированный в страховом свидетельстве работника, и его фамилия, имя, отчество в именительном падеже (отчество указывать не обязательно). В ячейке, предусмотренной для адреса, следует вписать почтовый адрес работника, по которому будет направлена информация о состоянии лицевого счета. Адрес заполняется только в двух случаях: если сведения на работника подаются впервые или в течение расчетного периода адрес изменился. Затем приводятся сведения о начисленных за период страховых взносах на страховую и накопительную части трудовой пенсии, а также по дополнительному тарифу на дополнительное пенсионное обеспечение при условии, что такие взносы уплачивались. Все суммы отражаются в рублях и копейках.

В этом же разделе фиксируется продолжительность периодов по временной нетрудоспособности и отпуска без сохранения заработной платы. В первой ячейке указывается суммарная продолжительность периодов неуплаты страховых взносов, которые включаются (засчитываются) в трудовой стаж, во второй — суммарная продолжительность отпусков без сохранения зарплаты и других аналогичных периодов, когда заработная плата работнику не начислялась. Данные показатели приводятся в месяцах и днях.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Что будет, если не подать сведения

В случае непредставления в установленные сроки сведений, а также представления неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрены финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФР. Указанную сумму органы ПФР взыскивают в судебном порядке (ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Третий раздел — «Стаж работника за расчетный период». В нем указываются отдельные периоды, которые необходимо выделить. При этом может быть заполнено несколько строк, если:

— работник в течение отчетного периода увольнялся и вновь нанимался на работу к одному и тому же работодателю;

— менялись условия труда и изменения были оформлены соответствующими документами;

— застрахованное лицо по роду деятельности имеет различные условия труда. Причем невозможно выделить календарный период работы в особых или вредных условиях труда;

— законодательство предусматривает льготный порядок исчисления стажа в соответствии с помесячным учетом фактически отработанного времени (при работе под водой, в условиях повышенного давления и др.).

Если сведения не умещаются в отведенное количество строк, продолжить заполнение можно на оборотной стороне листа. На лицевой стороне внизу справа делается отметка «Продолжение на обороте». Подпись руководителя и печать организации ставятся на оборотной стороне после таблицы.

Даты начала и конца периода отражаются в формате ДД.ММ.ГГГГ, например 12.04.2007. Они должны находиться в пределах отчетного периода, то есть с 1 января по 31 декабря 2007 года. Исключение составляют только случаи, когда сведения представляются по окончании срока гражданско-правового договора (его этапа), а также авторского договора. Дата начала периода может быть более ранней.

Графа «Территориальные условия (код)» заполняется, если сотрудник, по которому выделяются особые периоды работы, трудился в районах Крайнего Севера, приравненных к ним районах, зонах отчуждения и т. д. Коды территориальных условий в соответствии с приложением № 1 постановления № 192п приведены в табл. 1.

Коды по особым условиям труда в соответствующей графе проставляются, только если такие условия труда работника подтверждены документами и отвечают требованиям законодательства. Если работник имеет право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости или льготное обеспечение, нужный код указывается в той же графе строкой ниже (запись кода не ограничена шириной графы).

В графе «Исчисление страхового стажа» две колонки: «Основание (код)» и «Дополнительные сведения». Первая колонка заполняется в трех случаях:

— при работе полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности (код СЕЗОН);

— для осужденных лиц, работающих в период отбывания наказания в виде лишения свободы (код УИК104);

— для работающих под водой, например водолазов (код ВОДОЛАЗ).

Во второй колонке отражается количество календарных месяцев и дней (часов и минут для водолазов), отработанных в особых условиях, а также коды по прочим дополнительным сведениям (табл. 2).

Две колонки и в графе «Условия для досрочного назначения трудовой пенсии». В первой — «Основание (код)» указываются соответствующие коды из раздела «Выслуга лет: основание (для форм СЗВ-1, СЗВ-3) и Условия для досрочного назначения трудовой пенсии: основание (для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2)» приложения № 1 к постановлению № 192п. Колонка «Дополнительные сведения» заполняется только в некоторых случаях. Например, в ней отражаются налет часов для летного состава гражданской авиации, количество прыжков с парашютом и т. д.

Четвертый раздел «Сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения)» — новый. Он заполняется, если работник в течение расчетного периода трудился в разных обособленных подразделениях организации. В соответствующих ячейках фиксируются итоговые суммы взносов на накопительную и страховую части пенсии, начисленных на данного работника по всем таким подразделениям.

КСТАТИ

Формат представления данных

Сведения можно представлять в виде документов в письменном виде, а также в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В последнем случае представленные документы подтверждаются электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ. Это установлено статьей 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Согласно пункту 13 постановления № 192п распечатанные пачки входящих документов могут сопровождаться электронным представлением. Правила подготовки сведений в электронной форме (формат данных) приведены в приложениях № 3 и 4 постановления № 192п. В этом случае каждой пачке документов страхователь присваивает порядковый номер.

Если данные передаются по электронным каналам связи (и заверены электронной подписью), документы в письменной форме можно не представлять (п. 14 постановления № 192п).

ПРИМЕР

В.Е. Ковалев (1960 года рождения) с 1 января по 31 октября 2007 года работал в головном офисе компании, а с 1 ноября переведен в филиал. В головном офисе на страховую часть трудовой пенсии В.Е. Ковалева начислено 21 000 руб. страховых взносов, в филиале — 4200 руб. Взносы на накопительную часть пенсии не начислялись. Филиал выделен на отдельный баланс, имеет расчетный счет и начисляет выплаты и вознаграждения в пользу физических лиц. Сведения по данному работнику следует представить в территориальные органы ПФР как по месту нахождения компании, так и по месту нахождения филиала по форме СЗВ-4-1.

В головном офисе форма заполняется так. В сведениях за расчетный период о застрахованном лице проставляется сумма начисленных взносов на страховую часть пенсии по месту нахождения компании — 21 000 руб., а в последнем разделе — сумма в целом по страхователю — 25 200 руб. (21 000 руб. + 4200 руб.).

Таблица 1. Коды территориальных условий труда

Код

Наименование

РКС

Район Крайнего Севера

МКС

Местность, приравненная к районам Крайнего Севера

Ч31

Работа в зоне отчуждения

Ч33

Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с правом на отселение

Ч34

Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом

Ч35

Постоянное проживание (работа) в зоне отселения до переселения в другие районы

Ч36

Работа в зоне отселения (по фактической продолжительности)

Таблица 2. Коды, отражаемые в графе «Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения»

Код

Наименование

Примечание

ДЕТИ

Отпуск по уходу за ребенком

Были предусмотрены при заполнении формы, утвержденной Постановлением № 122п

ДЕКРЕТ

Отпуск по беременности и родам

ДОГОВОР

Работа по договорам гражданско-правового характера, выходящая за рамки расчетного периода

Не были предусмотрены при заполнении формы, утвержденной Постановлением № 122п

УВПЕРИОД

Работа в рамках увеличенного расчетного периода (при создании организации с 1 по 31 декабря первым расчетным периодом для нее является период времени со дня создания до конца календарного года, следующего за годом создания).

 

ДЛОТПУСК

Пребывание в оплачиваемом отпуске (удлиненном основном или дополнительном)

Форма СЗВ-4-2

Эта форма списочная. В ней указываются сведения о работниках, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме тех, кто трудился в особых территориальных условиях (в районах Крайнего Севера и т. д.). В одном документе могут быть отражены данные максимум о десяти работниках. Сведения о страхователе и застрахованных лицах заполняются в том же порядке, как и в форме СЗВ-4-1.

Опись документов АДВ-6-1

Эта форма представляется с каждой пачкой документов. В ней указываются реквизиты страхователя и количество документов в пачке. Если пачка состоит из форм СЗВ-4-1, в разделе «Для индивидуальных сведений, начиная с 2002 года» указывается только количество документов этого типа. Графа «Число застрахованных лиц, представленных в пачке» не заполняется. В описи, относящейся к пачке с формами СЗВ-4-2, заполняются обе графы: «Количество документов в пачке» и «Число застрахованных лиц, представленных в пачке». Для пачек с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 в обязательном порядке указываются данные, приведенные в табл. 3. Все суммы отражаются в рублях.

Ведомость АДВ-11

Форма заполняется в одном экземпляре ко всем пачкам с документами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. В верхней части формы помимо реквизитов страхователя и расчетного периода проставляется дата, на которую представлены сведения (при подаче сведений за 2007 год — 31 декабря 2007 года). Затем вписывается общее количество пачек с документами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 и число застрахованных лиц, представленных в этих формах. Код основного тарифа заполняют все страхователи (НР или СХ), а код дополнительного тарифа — только те, кто уплачивает взносы по такому тарифу.

В случае когда на начало расчетного периода (на 1 января 2007 года) имеется задолженность, в том числе непросроченная, по уплате страховых взносов, ее сумму необходимо записать в соответствующих графах — с разбивкой по расчетным периодам, за которые образовалась эта задолженность. Например, страховые взносы за декабрь 2006 года, уплаченные в январе 2007-го, отражаются как задолженность за 2006 год.

Таблица 3. Данные для пачек с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, необходимые при подаче сведений за 2007 год

Наименование

Значение

Примечание

Расчетный период

2007

Заполнение обязательно

Код категории застрахованного лица

НР - наемный работник или СХ - работник сельскохозяйственной организации

Заполнение обязательно

Код дополнительного тарифа

АВИА - член летного экипажа воздушного судна гражданской авиации

Заполняется в случае начисления страховых взносов по дополнительному тарифу

Территориальные условия

Соответствующий код (см. табл. 1)

Заполняются только по пачке с формами СЗВ-4-2, если в них отражены данные по застрахованным лицам, работающим в таких условиях

Тип сведений (отмечается знаком Х)

Исходные

Заполняется, если сведения за отчетный период подаются впервые. Если сданные исходные сведения были возвращены из-за содержащихся в них ошибок, взамен них представляются также исходные сведения

Назначение пенсии

Заполняется в случае представления сведений по заявлению застрахованного лица для назначения или перерасчета размера пенсии

Вид корректировки (отмечается знаком Х)

Корректирующие

Заполняется в случае изменения ранее поданных сведений о застрахованных лицах за данный расчетный период. Значение может быть указано вместе со значением «Исходные» или «Назначение пенсии»

Отменяющие

Заполняется в случае полной отмены ранее поданных сведений. Также может быть указано вместе со значением «Исходные» или «Назначение пенсии»

Сведения о суммах ранее начисленных страховых взносов (итого по пачке документов)

В соответствующих ячейках указываются суммарные значения по всей пачке начисленных страховых взносов за расчетный период на страховую и накопительную части трудовой пенсии, а также по дополнительному тарифу. Значения указываются в рублях

Заполнение обязательно

При указании начисленных страховых взносов приводится признак тарифа — Р, то есть применение регрессивной шкалы при исчислении страховых взносов. Это значение вписывают и те компании, которые в течение всего периода рассчитывали взносы по максимальным ставкам, так как доход каждого работника нарастающим итогом не превысил первый порог шкалы регрессии. Такое правило действует с 2005 года.

Информация по уплаченным страховым взносам в расчетном периоде отражается по каждому году, в котором они были начислены. Например, если в 2007 году были перечислены страховые взносы, начисленные за декабрь 2006 года, они указываются отдельно за 2006 год.

И наконец, фиксируются данные по задолженности перед ПФР на конец расчетного периода отдельно по каждому году. Суммы страховых взносов, начисленные в 2007 году, но уплаченные в 2008-м, указываются как задолженность 2007 года. Все суммы приводятся в рублях.

Пример заполнения форм

Исходные данные. В ЗАО «Меркурий» в 2007 году работали три сотрудника: С.В. Иванов, А.И. Петрова и П.Н. Сидоров. С.В. Иванов с 1 по 5 октября и с 3 по 6 декабря 2007 года брал отпуск без сохранения заработной платы. А.И. Петрова до 31 июля 2007 года находилась в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет, с 10 по 13 сентября 2007 года была на больничном. П.Н. Сидоров с 1 ноября 2007 года уволился по собственному желанию. Данные обо всех сотрудниках ранее представлялись в ПФР. У С.В. Иванова в 2007 году изменился адрес проживания. Личные данные сотрудников, необходимые для заполнения индивидуальных сведений, а также суммы начисленных страховых взносов за 2007 год представлены в табл. 4.

По состоянию на 1 января 2007 года у организации числилась задолженность по страховым взносам за 2006 год на страховую часть пенсии в размере 14 508,02 руб., на накопительную — 8123,50 руб. В 2007 году перечислено на страховую часть 80 470,16 руб., на накопительную — 22 568,12 руб. В том числе полностью погашена задолженность за 2006 год. Сведения о страхователе приведены в табл. 5.

Дополнительно к распечатанным документам организация подает сведения на дискете.

Порядок заполнения. Сначала необходимо указать индивидуальные сведения о работниках. По С.В. Иванову и П.Н. Сидорову заполняется форма СЗВ-4-2. По А.И. Петровой составляется форма СЗВ-4-1, так как следует выделить период по уходу за ребенком.

На основании заполненных форм будут сформированы две пачки документов, каждая из которых сопровождается описью по форме АДВ-6-1.

АДВ-6-1. В обеих описях помимо сведений о страхователе, содержащихся в формах СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, следует также указать ИНН (7714987654) и КПП (771401001). Кроме того, общими будут такие реквизиты: расчетный период — 2007, код категории застрахованного лица — НР и исходный тип сведений (отмечается знаком Х). В описи, относящейся к пачке, сформированной по форме СЗВ-4-1, указывается только количество документов такого типа — 1, а в описи, относящейся к пачке с формой СЗВ-4-2, — количество документов — 1 и число застрахованных лиц, представленных в пачке, — 2.

Так как сведения подаются еще и в электронном виде, каждой пачке присваивается порядковый номер. Для пачки, в которой содержится форма СЗВ-4-1, — 1, СЗВ-4-2 — 2.

Данные о начисленных суммах страховых взносов по пачке отражаются в рублях. В описи к первой пачке на страховую часть трудовой пенсии указывается 21 653 руб., на накопительную — 8661 руб. Ко второй пачке на страховую часть — 65 985 руб. (40 300,00 руб. + 25 684,70 руб.), на накопительную — 10 274 руб.

АДВ-11. В этой форме отражаются сведения об уплате взносов. В верхней части перечисляются реквизиты страхователя, а также дата, на которую составлена ведомость, — 31 ДЕКАБРЯ 2007 года.

Количество пачек с документами, составленными по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, — 2, число застрахованных лиц, представленных в этих формах, — 3, код основного тарифа — НР.

У организации имеется задолженность по уплате взносов на начало расчетного периода, образовавшаяся в 2006 году. В соответствующий раздел следует вписать год — 2006, на страховую часть трудовой пенсии — 14 508 руб., на накопительную часть — 8124 руб.

Величина начисленных страховых взносов за расчетный период на страховую часть — 87 638 руб., на накопительную часть — 18 935 руб. Признак тарифа — Р. В расчетном периоде уплачено страховых взносов на страховую и накопительную части трудовой пенсии за 2006 год 14 508 руб. и 8124 руб., за 2007-й — 65 962 руб. (80 470,16 руб. – 14 508,02 руб.) и 14 445 руб. (22 568,12 руб. – 8123,50 руб.) соответственно. Задолженность по уплате страховых взносов на 31 декабря 2007 года составила за 2007 год на страховую часть 21 676 руб. (87 637,70 руб. – 65 962,14 руб.), на накопительную — 4490 руб. (18 935,08 руб. – – 14 444,62 руб.).

Формы СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 и АДВ-6-1 подписывает руководитель организации, а АДВ-11 — руководитель и главный бухгалтер. Ставится текущая дата заполнения документа.

Образцы заполнения форм смотрите на с. 66—70.

ЗАО «Меркурий» также представило к каждой пачке список застрахованных лиц, указанных в этой пачке, пояснительную записку и копии платежек на уплату страховых взносов.

Таблица 4. Данные по работникам ООО «Меркурий»

Фамилия, Имя, Отчество

Страховой номер

Адрес

Сумма начисленных страховых взносов в 2007 году, руб.

на страховую часть трудовой пенсии

на накопительную часть трудовой пенсии

Иванов Сергей Витальевич

051-569-801 36

123087, г . Москва, ул. Нагорная, д. 45, кв. 189

40 300,00

-

Петрова Анна Ивановна

082-693-014 22

Не указывается

21 653,00

8661,2

Сидоров Петр Николаевич

005-232-740 23

Не указывается

25 684,70

10 273,88

Итого

87 637,70

18 935,08

Таблица 5. Сведения о ЗАО «Меркурий»

Краткое наименование организации

МЕРКУРИЙ ЗАО

Регистрационный номер ПФР

087-012-345678

ИНН/КПП

7714987654/771401001

Генеральный директор

С.В. Иванов

Главный бухгалтер

С.В. Иванов