Вход на сайт
Логин:
Пароль:
Запомнить меня
  

ТОП СТАТЕЙ  МЕСЯЦА
     
 
  1. Страховые взносы: изменения с 2015 года 
  2. Новая форма индивидуальных сведений 
  3. ВАС РФ: новые разъяснения по НДС 
  4. «Теперь командовать парадом буду я»... Расширение компетенции Совета директоров 
  5. Изменение законодательства для бухгалтера от 30.10.2014 
  6. Разъяснено, кто должен вносить плату за загрязнение окружающей среды 
 
     
самые читаемые  
самые полезные  
самые обсуждаемые

Сведения о доходах физлиц: готовимся к сдаче


Автор: Анна Матросова, главный бухгалтер компании «БВТ Группа»

Журнал «Актуальная бухгалтерия» № 1/2012

Изменились правила сдачи в налоговую инспекцию справок № 2-НДФЛ. Если численность работников компании не превышает 10 человек, то предоставлять сведения можно в бумажном формате. Всем остальным — в электронном виде. Об этой и других особенностях сдачи справок № 2-НДФЛ читайте в «Актуальной бухгалтерии» № 1, 2012.

Налоговые агенты обязаны подавать в инспекции сведения о выплаченных физлицам доходах, начисленных и удержанных суммах НДФЛ (п. 2 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ). Подать сведения за 2011 год в инспекцию надо не позднее 2 апреля 2012 года (1 апреля — воскресенье).

С ноября 2011 года начал действовать новый порядок представления таких сведений (утв. приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ (далее — Порядок)). Он подробно регламентирует процесс подачи сведений на электронных и бумажных носителях, а также в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Заметим, что большинству фирм с 1 января 2012 года сведения по форме № 2-НДФЛ нужно представлять в электронном виде. Бумажный формат могут использовать только те фирмы, в которых численность физических лиц, получивших доходы, не превышает 10 человек (дополнения в п. 2 ст. 230 НК РФ предусмотрены п. 7 ст. 2, п. 1 ст. 4 Федерального закона от 18.07.2011 № 227-ФЗ).

Электронные носители

Сведения в электронном виде (файлы утвержденного XML-формата) можно представить в налоговую инспекцию на дискетах 3,5”, дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти. В одном файле может содержаться не более 3000 документов. Если их больше, нужно сформировать несколько файлов. Кроме самого отчета следует подготовить сопроводительные реестры сведений о доходах физических лиц (приложение № 1 к Порядку) на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

В новых правилах указано (п. 10 раздела II Порядка), что при приеме сведений, поступивших на электронных носителях, допускается корректировка адреса в соответствии с используемым справочником адресов (КЛАДР). Раньше отчеты с ошибками в адресах не принимали и отправляли переделывать неправильно указанный адрес.

Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль. Результаты такого контроля отражаются в протоколе приема сведений о доходах физлиц в электронном виде (приложение № 2 к Порядку). В этом же протоколе формируется список внесенных исправлений в элементы адреса. Данный протокол, как и реестр сведений о доходах, оформляется в двух экземплярах — для фирмы и для инспекции. Если информация сформирована не в соответствии с требованиями к формату, электронный носитель возвращается налоговому агенту вместе с протоколом, содержащим описание ошибок форматного контроля, для повторной подготовки данных.

Бумажные носители

Сведения на бумажных носителях в виде справок по форме № 2-НДФЛ также нужно сдавать с сопроводительным реестром в двух экземплярах.

В день сдачи отчета инспектор в присутствии налогового агента (или представителя) должен проверить все представленные справки на предмет наличия в них заполненных реквизитов о налоговом агенте, о физическом лице — получателе дохода, данных о доходах, начисленных, удержанных и перечисленных суммах налога, а также на предмет отсутствия исправлений.

Если в справке все верно, сведения считаются представленными. Если какая-то справка будет с ошибками, ее изымут из представленного пакета документов и возвратят компании, а из реестра вычеркнут. Факт представления сведений на бумажном носителе от налогового агента подтверждается протоколом приема сведений о доходах физлиц на бумажных носителях (приложение № 3 к Порядку).

Представление сведений по ТКС

Сведения в электронном виде представляются в налоговую инспекцию через специализированного оператора связи с применением средств криптографической защиты информации и квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя. Дублировать представленную отчетность на бумажном или электронном носителе не требуется. Реестр сведений при этом способе сдачи отчета готовить не нужно: его фирма получит в электронном виде из налоговой по результатам проверки отчета.

При сдаче отчета по ТКС налоговый агент должен получить в течение следующего рабочего дня со дня отправки сведений:

- подтверждение даты отправки от специализированного оператора связи или налоговой инспекции;

- извещение, подтверждающее получение электронного документа от инспекции. Такое извещение будет заверено электронной подписью самой налоговой.

В течение десяти дней с даты отправки налоговым агентом сведений инспекция направит ему реестр (приложение № 1 к Порядку) и протокол приема сведений о доходах физлиц в электронном виде (приложение № 2 к Порядку).

Вычеты на детей

В ноябре текущего года вступили в силу поправки в часть 2 Налогового кодекса, которые увеличивают стандартные детские вычеты задним числом — с 1 января 2011 года (п. 8 ст. 1, ст. 5 Федерального закона от 21.11.2011 № 330-ФЗ). Изменения коснулись вычетов на третьего и последующих детей. Их размер повышен с 1000 до 3000 рублей. Также с 2011 года увеличены с 2000 до 3000 рублей вычеты:

- на каждого ребенка, если он в возрасте до 18 лет является ивалидом;

- на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

Если среди сотрудников фирмы есть многодетные родители, вычеты за 2011 год нужно пересчитать в декабре 2011 года.

Социальные вычеты

Социальный вычет по расходам на негосударственное пенсионное обеспечение и добровольное пенсионное страхование (подп. 4 п. 1 ст. 219 НК РФ) появился с 1 января 2010 года. По общему правилу социальные вычеты предоставляются налоговиками при подаче налоговой декларации по окончании налогового периода (абз. 1 п. 2 ст. 219 НК РФ). Однако рассматриваемый вычет может быть предоставлен в течение года (ст. 216, абз. 2 п. 2 ст. 219 НК РФ), если сотрудник обратился с просьбой о предоставлении такого вычета до конца года. Но, конечно, только по суммам, удержанным из выплат в пользу налогоплательщика и перечисленным налоговым агентом в соответствующие фонды.

Применительно к доходам, облагаемым НДФЛ по ставке 13 процентов, уменьшение налоговой базы на сумму социального вычета по выплатам в НПФ производится ежемесячно (письма Минфина России от 06.08.2010 № 03-04-06/7-168, от 08.07.2010 № 03-04-06/7-142). При этом начиная с того месяца, в котором расходы сотрудника на негосударственное пенсионное обеспечение достигнут 120 000 рублей, предоставление вычета нужно прекратить.

Имущественные вычеты

Имущественные вычеты связаны с затратами на строительство или покупку жилья на территории Российской Федерации. Такой вычет может быть предоставлен и до окончания налогового периода при обращении сотрудника к работодателю. Сначала работник должен получить в инспекции уведомление о праве на вычет, оформленное на фирму-работодателя. После того, как оно окажется в бухгалтерии, вычет сотруднику можно предоставить начиная с месяца, когда он подал заявление. Налог, удержанный до подачи заявления, сотрудник может вернуть, обратившись в инспекцию и подав по окончании года налоговую декларацию. Не использованный полностью вычет переносится на последующие налоговые периоды. Но при этом нужно заново получить уведомление в налоговой инспекции и сдать его в бухгалтерию.

Смена налогового статуса

С 2011 года действует новый порядок возврата НДФЛ работникам в связи с приобретением ими статуса налогового резидента (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). Касается он не только сотрудников-иностранцев, но также и тех, кто часто выезжает в командировки за пределы РФ. Раньше обязанность пересчитать и вернуть излишне удержанный по ставке 30 процентов НДФЛ лежала на работодателе. Теперь пересчитывать налог не нужно. С 2011 года инспекция пересчитывает и возвращает налог.

Если в конце года выяснится, что сотрудник стал резидентом, а налог удерживался весь год по ставке 30 процентов, то он сам по окончании года может подать декларацию по форме № 3-НДФЛ с приложением справки о доходах по форме № 2-НДФЛ и подтверждающих налоговый статус документов: справок с места работы, подготовленных на основании сведений из табеля учета рабочего времени, копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, квитанций о проживании в гостинице и других документов, на основании которых можно установить длительность фактического нахождения физического лица в Российской Федерации (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-110).

Проверим суммы налога

После заполнения сведений о доходах и вычетах стоит сравнить исчисленные, удержанные и перечисленные в бюджет суммы налога (раздел 5 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода» справки № 2-НДФЛ).

Исчисленная сумма налога — это налоговая база, умноженная на ставку налога.

Удержанная сумма налога — это сумма НДФЛ, удержанная при выплате дохода за налоговый период. Здесь учитываются в том числе и суммы налога, удержанные после окончания отчетного налогового периода, но с доходов, полученных в налоговом периоде (например, НДФЛ с зарплаты за декабрь 2011 г., выплаченной в январе 2012 г.).

Перечисленная сумма налога — реквизит, который заполняется начиная с доходов, полученных в 2011 году. Это сумма налога, перечисленная в бюджет за налоговый период.

Если фирма имеет задолженность по выплате заработной платы за 2011 год, то удержанная сумма налога окажется меньше суммы исчисленного налога. Налог был начислен в момент начисления зарплаты и будет удержан только в момент ее выплаты. До тех пор, пока долг по зарплате не будет погашен, нужно указывать НДФЛ как начисленный, но не удержанный.

В графе «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» нужно указать сумму НДФЛ, излишне удержанную фирмой в отчетном году, но не возвращенную налогоплательщику. С 2011 года действует новый порядок возврата НДФЛ работодателем (п. 1 ст. 231 НК РФ). Однако когда расчеты по НДФЛ по итогам года между налоговым агентом и налогоплательщиком завершены, за возмещением излишне удержанного налога сотруднику придется обратиться в ИФНС по месту жительства, представив налоговую декларацию по форме № 3-НДФЛ.

В течение года работодатель обязан подавать в инспекцию справки о невозможности удержания НДФЛ. Здесь имеет значение, была ли у налогового агента возможность взыскать налог. Если сотрудник продолжал получать доход от работодателя, то налог с таких выплат действительно должен был быть удержан. В отсутствие выплат данному лицу налог взыскать невозможно. В таком случае налоговый агент должен сообщить письменно физическому лицу и в налоговую по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ не позднее одного месяца со дня окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого используют ту же справку № 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).

Если налоговый период закончился и компания уведомила инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать соответствующую сумму НДФЛ, ее обязанность как налогового агента прекращается (письма Минфина России от 05.04.2010 № 03-04-06/10-62, от 09.02.2010 № 03-04-06/10-12). Тем не менее по итогам года нужно отчитаться о доходах данного лица. Подача сведений о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму НДФЛ не освобождает налогового агента от обязанности представить сведения по форме № 2-НДФЛ по итогам налогового периода (п. 2 ст. 230 НК РФ; письма ФНС России от 29.10.2008 № 3-5-04/652@, от 18.09.2008 № 3-5-03/513@).

Когда не нужно подавать сведения о доходах

Справки № 2-НДФЛ по тем физическим лицам, с доходов которых фирма не обязана исчислять и удерживать НДФЛ, подавать в налоговую не нужно. Ведь в таких ситуациях компания не является налоговым агентом. Это касается в том числе:

1) выплат с доходов определенной категории налогоплательщиков, которые обязаны уплачивать налог самостоятельно;

2) определенных видов доходов, при получении которых налогоплательщики должны самостоятельно уплатить налог;

3) выплат с доходов, которые не подлежат налогообложению.

Например, если организация покупала имущество у физического лица, то отчитываться по таким выплатам также не нужно (письма Минфина России от 02.07.2009 № 03-04-06-01/149, от 28.03.2008 № 03-04-05-01/89).

Кроме того, не нужно подавать форму № 2-НДФЛ по доходам, полностью освобожденным от обложения НДФЛ (ст. 217 НК РФ). Ведь в отношении этих выплат фирма налоговым агентом не является (письмо Минфина России от 17.09.2009 № 03-04-06-01/237).

Может оказаться, что у физлица есть и облагаемые, и не облагаемые НДФЛ доходы. В этом случае в справку № 2-НФДЛ включают только облагаемые суммы. Сведения о необлагаемых суммах (например, о компенсации за использование личного автомобиля) в справке отражать не нужно (письма Минфина России от 04.04.2007 № 03-04-06-01/109, ФНС России от 26.02.2006 № 04-1-03/105).

Подаем уточненные сведения

Допустим, компания пересчитала доходы и НДФЛ за предшествующие налоговые периоды по кому-то из сотрудников в связи с уточнением его налоговых обязательств. В этом случае взамен ранее представленной справки нужно оформить по такому сотруднику новую справку № 2-НДФЛ (раздел II приложения к форме № 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).

При этом, заполняя заголовок новой справки, следует указать:

- в поле «№ » — номер ранее представленной справки;

- в поле «от » — новую дату составления справки.

В таком же порядке следует подавать справку и в случае, когда была выявлена техническая ошибка, допущенная при заполнении справки. Например, указан неверный ИНН налогоплательщика (письмо УФНС России по г. Москве от 18.03.2011 № 20-14/3/025669@).

Как отмечено в новом порядке (п. 5 раздела I Порядка), при направлении уточненных сведений подавать нужно только скорректированные сведения. То есть не нужно подавать заново все справки, а только справку за того сотрудника, данные по которому были исправлены.

Если у фирмы есть обособленные подразделения

Организация подает сведения о доходах своих работников в налоговую инспекцию по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ). Однако у фирмы могут быть обособленные подразделения. В Налоговом кодексе нет указаний, в какую налоговую подавать сведения по работникам обособленных подразделений. Согласно последним разъяснениям Минфина России и ФНС России (письма Минфина России от 21.09.2011 № 03-04-06/3-229, от 29.03.2010 № 03-04-06/55, от 28.08.2009 № 03-04-06-01/224, ФНС России от 28.03.2011 № КЕ-4-3/4817, от 14.10.2010 № ШС-37-3/13344) сведения о доходах работников обособленного подразделения нужно подавать в инспекцию по месту нахождения данного подразделения. Ведь именно в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения перечисляется налог на доходы физических лиц за таких сотрудников (п. 7 ст. 226 НК РФ). Имеется и судебная практика, подтверждающая такую позицию (пост. ФАС ЗСО от 27.04.2009 № Ф04-2593/2009(5604-А70-26), ФАС ВСО от 12.02.2009 № А33-7606/08-Ф02-228/09).

Однако есть и противоположная точка зрения. Некоторые разъяснения налоговиков и судебные решения говорят о том, что сведения о доходах работников обособленных подразделений можно подавать в налоговую инспекцию по месту постановки на учет головной компании. Но в этом случае она должна сдать сведения на всех сотрудников организации в целом, включая работников обособленных подразделений (письма УФНС России по г. Москве от 21.01.2010 № 20-15/3/4619, от 10.04.2009 № 20-15/3/034845@, ФНС России от 07.03.2007 № 23-3-04/238@; пост. ФАС МО от 21.07.2008 № КА-А41/5065-08).

На наш взгляд, безопаснее придерживаться более поздних разъяснений и сдавать сведения по доходам работников обособленных подразделений в инспекцию по месту нахождения этих подразделений. Заметим также, что возможность различного толкования пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса дает основание для применения другой нормы Кодекса (п. 7 ст. 3 НК РФ), согласно которой все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (пост. ФАС ВСО от 12.02.2009 № А33-7606/08-Ф02-228/09).

Ответственность и штрафы

За несвоевременное представление справок № 2-НДФЛ компания может быть привлечена к ответственности (п. 1 ст. 126 НК РФ). Штраф составит 200 рублей за каждый документ. Если справки № 2-НДФЛ направлены своевременно, но заполнены с ошибками, а исправленные справки поданы уже после истечения установленного срока, то оштрафовать фирму нельзя. Это подтверждается судебной практикой (пост. ФАС ЗСО от 06.03.2008 № Ф04-1417/2008).

Справка № 2-НДФЛ налоговой декларацией не является, поэтому оштрафовать за непредставление декларации (ст. 119 НК РФ) налоговики не вправе. Налогового агента можно привлечь к административной ответственности в виде штрафа (ст. 15.6 КоАП РФ). Она установлена:

- за непредставление (несвоевременное представление) справок № 2-НДФЛ в налоговые органы;

- за отказ от представления справок № 2-НДФЛ в налоговые органы;

- за представление сведений о доходах физических лиц в неполном объеме или в искаженном виде.

Размер штрафа установлен в зависимости от статуса привлекаемого к ответственности лица:

- от 100 до 300 руб. — для налоговых агентов — физлиц;

- от 300 до 500 руб. — для должностных лиц организации — налогового агента.

Дата предоставления сведений о доходах физлица в зависимости от способа их представления

Дата предоставления сведений

 

Способ предоставления сведений

 

Дата их фактического предоставления

Лично или представителем налогового агента в налоговую инспекцию

Дата их отправки почтовым отправлением с описью вложения

Отправка по почте

Дата их отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронном виде

Отправка по ТКС


Опубликовано на Audit-it.ru: 17 января 2012 г.
Оцените полезность статьи (5* - наивысшая):   12345    (текущий рейтинг: 4,1 | 35 человек проголосовало)
Add comment
Ваше имя:  
Код безопасности
Введите код безопасности
Ваш комментарий:

Если Вы зарегистрируетесь, то сможете получать новые комментарии по e-mail.