Памятка по всем правилам расчета среднего заработка для пособий и отпускных

Источник: Журнал "Главбух"

В этой этой статье систематизировано все, что вам нужно знать о сотруднике, чтобы рассчитать средний заработок для пособий и отпускных. Вы будете надежно защищены от ошибок и никогда ничего не упустите!

Рубрика подготовлена совместно с экспертами Программы главбух —1pgb.ru!

Средний заработок — это ключевой показатель при расчете пособий и отпускных. Но ошибочно полагать, что он зависит только от доходов сотрудника. Важны многие факты из его жизни и работы — где работал, как долго, по какому графику, повышалась ли зарплата.

Именно таким деталям и посвящена эта статья. В ней вы не найдете подробнейших и пространных примеров и правил. Зато есть все сведения о сотруднике, без которых невозможно рассчитывать пособия и отпускные. Новички войдут в курс дела, а опытные бухгалтеры освежат в памяти все самое важное, что категорически нельзя упускать в среднем заработке.

Порядок расчета среднего заработка для пособий по нетрудоспособности, декретных и детских пособий один.

Но другие правила действуют для отпускных и прочих ситуаций, в которых за сотрудником сохраняется средний заработок, в частности при командировке, прохождении медосмотра, простое. Кроме того, средний заработок используется для расчета компенсации сотрудникам за отпуск, выплат за дни донорства, время вынужденного прогула или отсутствия на работе в связи с вызовом к следователю, в прокуратуру, суд и налоговую. Случаев таких много, для удобства мы объединили их одним словом — отпускные.

Из-за того что правила по среднему заработку разные, часто возникает путаница в расчетах отпускных и пособий. В статье вы увидите четкую разницу.

Сотрудник — гражданин или нет

При приеме на работу, несомненно, надо проверить паспорт сотрудника и сделать с него копию. Ведь данные о гражданстве могут повлиять не только на расчет НДФЛ и взносов, но и выплат лично сотруднику.

Пособия. Социальные пособия начисляют только работникам-соотечественникам и тем иностранцам, которые постоянно или временно проживают в России (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ). Но не перепутайте: временно пребывающим в России иностранцам пособия по нетрудоспособности, по беременности и родам, а также по уходу за ребенком не выплачиваются (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 14-2-94).

Отпускные. Отпускные полагаются любому сотруднику, с которым вы заключили трудовой договор. И не важно, иностранец он или гражданин России.

Сколько лет работает

Трудовая книжка — пока что еще один из главных документов, которые надо взять у работника. А если ее нет, то завести новую. Возможно, скоро ее отменят. Но сейчас именно по ней можно узнать стаж сотрудника. От него зависят суммы некоторых пособий. На сам отпуск стаж тоже может повлиять, но не на расчет отпускных.

Пособия. Сумма пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа работника. Размер выплаты составит:

— 100 процентов заработка — при стаже восемь лет и более;

— 80 процентов заработка — при стаже от пяти до восьми лет;

— 60 процентов заработка — при стаже менее пяти лет.

Кроме того, если страховой стаж человека меньше полугода, то для его больничных, а также декретных существует особое ограничение. Эта сумма за календарный месяц не может быть больше, чем минимальный размер оплаты труда (МРОТ) с учетом районных коэффициентов.

А вот для пособий по уходу за ребенком стаж работницы никакого значения не имеет.

Отпускные. При расчете отпускных стаж работы значения не имеет. Но не забывайте, что отпуск полагается сотруднику, если он отработал в компании не менее шести месяцев. Впрочем, если администрация не против, уйти в отпуск работник может и раньше.

Где работает сотрудник

У нас в стране много местностей, где введены районные коэффициенты, например на Урале и в северных регионах. Но иногда про них забывают. Особенно когда пособия и отпускные рассчитывает головной офис по сотрудникам, которые работают в подразделениях, находящихся в регионах с районными коэффициентами.

Пособия. Районный коэффициент при расчете пособия применяется по-разному.

Если вы считаете пособие из минималки (5554 руб.), то на районный коэффициент надо умножить итоговую сумму пособия.

При расчете пособия исходя из фактических выплат просто учтите всю сумму заработка. Оно складывается из сумм, которые компания должна была платить с учетом районного коэффициента. Поэтому дополнительно умножать итоговую выплату на них не нужно.

Отпускные. В средний заработок, который вы берете для расчета отпускных, уже входят выплаты, умноженные на районный коэффициент. Поэтому итоговую сумму отпускных увеличивать на него не нужно.

Какие у сотрудника доходы на этой работе и на прошлой

Для расчета среднего заработка иногда важны доходы не только от нынешнего работодателя, но и с прошлых мест работы.

Пособия. Средний заработок надо считать за два календарных года. И складывается он из доходов от всех организаций, где трудился работник в эти два года. Для этого он должен представить вам справки по установленной форме от своих прошлых работодателей. Причем справки по форме 2-НДФЛ в данном случае не подойдут.

Представить такие документы должен сам работник: это в его интересах. Ведь без справки пособие будет рассчитано только исходя из тех сумм, которые сотрудник получал на нынешнем месте работы. Если работник принесет справки после того, как ему было выплачено пособие, бухгалтерии надо корректировать расчет.

Рассчитывая средний заработок для пособий, надо учитывать лишь те доходы, с которых были уплачены обычные взносы в ФСС РФ. Но в пределах лимита, действовавшего в конкретном году. За 2012 год возьмите максимум 512 000 руб. За 2013 год — 568 000 руб.

А вот лимит в 624 000 руб., установленный на 2014 год, скажется на размере пособий только при их расчете в 2015 году.

Отпускные. Расчетный период для отпускных — это 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Определяя сумму выплаты, надо взять заработок сотрудника за это время. При этом в расчет берутся только выплаты по настоящему месту работы. Требовать от сотрудника справки о заработке с прежних мест работы не нужно.

Если же сотрудник еще не отработал в компании 12 месяцев, берите фактический период работы.

В заработок нужно включить все выплаты, которые перечислены в пункте 2 Положения № 922, в частности:

— зарплату;

— надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);

— компенсационные выплаты (доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);

— премии и вознаграждения. Эти выплаты нужно учитывать по особым правилам, которые прописаны в пункте 15 Положения № 922.

При этом общая сумма отпускных не ограничена никаким верхним пределом.

Когда сотрудник не работал

При расчете среднего заработка нельзя учитывать вознаграждения сотрудника, которые относятся к исключаемым периодам. А такие суммы есть практически у всех.

Пособия. Из фактического количества дней расчетного периода нужно исключить время болезни, отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком. А также периоды освобождения сотрудника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, на которую не начислялись страховые взносы в ФСС РФ (ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Но касается это только декретных и пособий по уходу.

При расчете больничных никакие периоды исключать не нужно. Расчетный период для пособий по временной нетрудоспособности всегда строго 730 календарных дней. Подробно о том, когда использовать число 730, а когда 731 или 732, вы можете прочитать в статье «На сколько дней делить заработок при расчете пособий: 730, 731 или 732» (журнал «Главбух» № 5, 2014).

Отпускные. В расчетный период не входит время, когда ваши работники:

— болели и получали пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

— были в отпуске или командировке (единственное исключение: сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода эти промежутки не исключаются);

— не трудились из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;

— получали дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами;

— освобождались от работы с сохранением или без сохранения заработка по иным причинам, например брали отпуск за свой счет.

Начисления за эти периоды также не учитываются в среднем заработке при расчете отпускных.

В каком режиме работает сотрудник

График работы сотрудника — полный или сокращенный — не влияет на расчет среднего заработка. Только на сумму пособия, выплачиваемого из МРОТ.

Пособия. При расчете сумма пособия не может быть меньше величины, рассчитанной исходя из оклада, равного МРОТ. Если сотрудник на момент страхового случая трудится неполный день, МРОТ тоже нужно пересчитать. Скажем, для сотрудника, работающего на полставки, в расчете следует использовать половину МРОТ в размере 2777 руб. (5554 руб. : 2).

И еще один важный момент. Как мы уже сказали, в некоторых случаях МРОТ используется еще и как верхний ограничитель суммы пособия. Речь идет о ситуации, когда стаж работника меньше шести месяцев. В этом случае сумма выплаты не может превысить полный МРОТ, даже если он работает неполный рабочий день.

Отпускные. Если ваш сотрудник трудится неполный рабочий день или неделю, это вовсе не значит, что отпуск ему нужно сократить, как полагают многие. Отдыхать он должен в общем случае те же 28 календарных дней, что и остальные работники. Но, разумеется, посчитать отпускные нужно исходя из фактического среднего заработка.

Растет ли у сотрудника зарплата

На сумму среднего заработка также может повлиять повышение зарплаты, которое произошло в расчетном периоде.

Пособия. Увеличение зарплаты учитывается при расчете пособий с момента ее повышения (п. 12 Положения № 375). То есть в отличие от подсчета отпускных корректировать заработок, начисленный работнику до повышения зарплаты, не нужно в любом случае.

Отпускные. При повышении окладов (тарифной ставки, денежного вознаграждения) в расчетном периоде или до окончания отпуска средний заработок нужно определять с учетом коэффициента пересчета. Правила предписывают корректировать — или, как еще говорят, индексировать — заработок, начисленный до его увеличения. Суть в том, чтобы отпускные работник получил исходя из своего нынешнего заработка и не терял в деньгах, отправляясь на отдых.

Однако пересчет необходим только в одном случае: если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала, структурного подразделения). Именно так сказано в абзаце 1 пункта 16 Положения № 922. То есть единоличное повышение в должности, и соответственно, зарплаты не повод для индексации среднего заработка. При этом, разумеется, с момента повышения нужно брать в расчет уже новый оклад сотрудника.