Совет № 1. Четко прописать условия выплаты

Право работников на получение годовой премии надо обязательно прописать в каком-либо документе. Там же надо предусмотреть, какие именно условия приводят к получению бонуса. Чем больше подробностей – тем лучше. Хорошо бы описать не только заслуги и показатели, которые предусматривают премию, но и какие проступки работников ее исключают. Иначе может получиться так, что сотрудник начнет предъявлять претензии, почему из-за прогула его лишили ежегодного бонуса (подробнее об этом см. статью «Практикум по подготовке кадровых документов, которые нужны любой компании» – Примеч. ред.).

Итак, порядок выплаты премии по итогам работы за год компания может прописать в одном из следующих документов: трудовом, коллективном договоре, Положении об оплате труда или о премировании, приказе на выплату премии. В принципе, не будет нарушением прописать порядок выплаты премий сразу во всех этих документах.

В трудовых договорах в пункте о премировании работника делается ссылка на Положение по оплате труда или о премировании, где расписывается порядок начисления премий. Причем в моей практике это чаще всего встречается на крупных предприятиях. Для небольших компаний характерна другая особенность: в трудовом договоре в пункте о премировании работника дается ссылка на приказ руководителя.

Основанием для начисления премии в некрупных организациях, как правило, является приказ руководителя о поощрении, с которым сотрудники обязательно знакомятся под роспись. Это позволяет более гибко изменять размер начисления и выплат премий. Но у инспекторов могут возникнуть вопросы, если резко изменить размер премии.

Совет № 2. Начислять премии в январе – логичный вариант

Годовая премия – это премия по результатам работы предприятия или конкретного отдела за год, поэтому ее начисление логичнее производить после окончания календарного года. Да и мало какие форс-мажорные обстоятельства могут возникнуть в последние дни у сотрудников: например, прогул, который может исключать начисление премии.

Ни для кого не секрет, что многим бухгалтерам приходится в новогодние каникулы выходить на работу. Поэтому премия по итогам работы за год начисляется, как правило, в этот промежуток времени. Но в учете, как правило, датой начисления ставится 31 декабря истекшего года, когда на руках есть все табели работников.

Стоит помнить о том, что в налоговую базу по НДФЛ сумма премии включается в месяце ее выплаты. Удержать налог необходимо при фактической выплате вознаграждения.

Совет № 3. Подготовиться к вопросам налоговиков и внебюджетных фондов

Страховые взносы начисляются на всю сумму годовой премии, выплаченной сотруднику. Даже если премии не будут прописаны в трудовом договоре компании, с их суммы безопаснее начислить страховые взносы.

Дело в том, что премии все равно выплачиваются в рамках трудовых отношений. Описание порядка премирования во внутренних документах при решении вопроса об уплате страховых взносов будет иметь второстепенное значение.

Сотрудники внебюджетных фондов практически стропроцентно заинтересуются, если компания поощрила по итогам работы за год сотрудников, но не заплатила страховые взносы. Тут лучше не рисковать.

Можно посмотреть на эту тему письмо Минздравсоцразвития России от 23 марта 2010 г. № 647-19 .

Некоторые руководители стремятся немного сэкономить на страховых взносах, поэтому часть премии до 4000 руб. заменяется денежными подарками. В общем, это расхожий вариант, применяемый сейчас на практике.

Премия будет снижать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в случае, если она предусмотрена трудовым договором и выплачивается за трудовые показатели. На это налоговые инспекторы непременно обратят внимание.

В вопросе отражения годовых премий в затратах стоит внимательно отнестись к тому, что годовая премия сотрудников, непосредственно занятых в производстве, учитывается в составе прямых расходов.