Вход на сайт
Логин:
Пароль:
Запомнить меня
  

ТОП СТАТЕЙ  МЕСЯЦА
     
 
  1. Руководитель аудиторской организации - «вне закона»? 
  2. Организация преобразуется из ЗАО в ООО: последствия в бухгалтерском учете 
  3. Что делать если теория и практика обмена документами расходятся 
  4. Быть или не быть... Взносам с ежемесячной компенсации в 50 рублей? 
  5. Изменение законодательства для бухгалтера от 18.12.2014 
  6. Учет НДС неденежной уступки требования 
 
     
самые читаемые  
самые полезные  
самые обсуждаемые

Путевые листы нужно заполнять верно


Н. Савина, журнал "Учет в бюджетных учреждениях" № 2/2008

В правилах заполнения путевых листов — документов, с которыми в работе сталкивается каждое второе учреждение, — не все однозначно. Периодически при их оформлении и учете у бухгалтера возникает много вопросов, на которые в действующих нормативных актах нет ответа. Наш материал поможет разобраться в ситуации и избежать возможных ошибок.

Что такое путевой лист?

Для начала определимся, что путевой лист — это основной первичный документ для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя, который должен выдаваться ему ежедневно (при необходимости). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090, сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства.

Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых — формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Порядок оформления

Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.

Как правило, рассматриваемый документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий путевой лист выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работник направлен в командировку и выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают путевые листы в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.

Заполняем реквизиты

В рассматриваемом документе должны быть указаны его порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль. Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.

На оборотной стороне путевого листа указывают маршрут следования автомобиля: пункт назначения, время выезда и возвращения, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.

Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» бухгалтер делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.». Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля мы привели в приложении 1 на стр. 1, стр. 2.

Нужен ли медосмотр водителей?

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Вносим исправления

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя. Пример заполнения этого регистра учета приведен в приложении 2.

Путевые листы — основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, учреждение должно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275.

Актуальные вопросы по правилам выписки путевых листов

Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевые листы, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.

Срок действия документа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Об использовании произвольной формы

В письмах Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 указано, что путевые листы установленной формы обязаны составлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации (учреждения) могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Однако в пункте 59 Инструкции № 25н установлены для списания ГСМ конкретные унифицированные формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), которые должны использовать именно бюджетные учреждения.

Состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных учреждений.

Поэтому рекомендуем не отступать от требований Инструкции № 25н и использовать унифицированные формы путевых листов. Если необходимо дополнить форму новыми реквизитами, не забудьте отразить это в учетной политике учреждения.

Показания спидометра

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Медосмотр — допуск к работе водителя

Перед выездом каждый водитель должен пройти медосмотр. Только после этого водителя допускают к работе. У водителя не должно быть:
— жалоб на состояние здоровья;
— объективных признаков заболеваний;
— нарушений функционального состояния организма;
— признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психотропных веществ;
— нарушений режима труда и отдыха.

Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносят в специальный журнал.


Опубликовано на Audit-it.ru: 13 февраля 2008 г.
Оцените полезность статьи (5* - наивысшая):   12345    (текущий рейтинг: 3,8 | 366 человек проголосовало)

Комментарии читателей

Наталья(5f81d)
Полезная статья!
Я работаю в бюджетном учреждении и у меня такие вопросы возникают:
1)Обязательно должна быть потпись лица, пользовавщегося автомобилем на обратной стороне и кто под ним понимается-водитель или того, кого он возил?...а если он несколько лиц возил...
2) Когда автомобиль ездит в другой город, например, водитель возит гл.бухгалтера из Тагила в Екатеринбург в Министерство, то обязательно должно быть командировочное удостоверение в этот день на гл.бухгалтера или достаточно записи в путевом листе пунктов назначения? Просто гл.бух.обычно не оформляет командировочное удостоверение...
3) Наш медик только недавно прошла курсы и получила лицензию для осмотра водителя, до этого мед.осмотр водитель не проходил. Медик где должен ставить свой штамп на путевом листе и обязательно должен быть штамп, а от руки нельзя писать? (Штампа у нас нет пока)Если возможно, то выложите, пожалуйста, образец заполненного журнала осмотра.
Спасибо!
00
Наталья(5f81d)
4) Обязательно проставлять время у каждого пункта назначения?...Наш водитель время не проставляет, только диспечер пишет время выезда и заезда.
00
Владимир(56b0f)
Статья хорошая,но у меня также вопрос,я работаю тоже бюджетной организации водителем на автомобиле ГАЗель,у нас издали внутренний приказ чтобы все пассажиры автомобиля,а это 10-13человек расписывались на обратной стороне путевого листа сполной расшифровкой ФИО,хотя есть ответсвенное лицо которое меня посылает по данному маршруту,в конце сменны весь путевой лист в автографах.Законно ли это,если нет то подскажите на какой номативно пававой акт или закон ссылаться.
00
Александр(13bea)
ЗДРАВСТВУЙТЕ, а в нашей организации нет специализированного мед. работника, а машины в рейс уходят. Отметку о мед. осмотре не ставим. И как быть? Начальник не желает содержать еще и мед. работника, доп. затраты. Получается мы нарушаем трудовое законодательство?! А я бухгалтер.
00
Настасья(a2d78)
Подскажите, время идентичности (выезд-возвращение)времени на лицевой стороне и оборотной обязательно?
00
света(44092)
что должно быть написано в печати для путевых листов
00
Anna(702b5)
Здравствуйте! Что грозит организации, которая вообще не составляет путевые листы?
00
Юлия(2d0f4)
Скажите, а имя отчество полностью писать?
00
вася(39279)
Догавариваетесь, мед.работник приходит на часок за симвалическую работу. У нас за 2000 тыс.тетка подписи рисует, шатмп самонаборный купить легко.
00
Ольга(7bd94)
нужно указывать в путевом листе стажировку водителя?
00
Максим(a71e0)
организация которая вообще не составляет путевые листы, при проверке налоговым органом, просто не примет расходы на бензин, которые вы приняли по налогу на прибыль.
время идентичности (выезд-возвращение)времени на лицевой стороне и оборотной-  обязательно, иначе н есоответьствие выевится и тогда могут вообще не принят ьк расходам.
имя отчество лучше писать полностью, чтоб было всё 100% и не к чему было придраться.
00
Светлана(f9e1a)
Подскажите пожалуйста!
Если путевой лист выписывается на сутки и переходит на следующий месяц, в каком месяце его надо учитывать? В том котором выписан или в том в котором закрыт?
00
Виктор(e798c)
У меня в АСУ есть возможность выбора учета в момент выписки или в момент закрытия путевого листа. Хотя по логике, услуга учитывается в момент окончания ее оказания, то есть при закрытии путевого листа
00
Ольга(a378b)
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, машина ездит в другие города и поселения. А как узнать расстояния между городами по трассе? Есть ли какие-нибудь нормативные документы?
00
Сергий(71411)
подскажите пожалуйста, километраж можно писать: например вместо 100 км написать 100,5 км - так можно?
00
Наталья(d1f11)
Как заверяются исправления в ПЛ? В ФЗаконе написано про дату, подпись и расшифровку, а нужно ли " исправленному верить", должность вносившего исправления и еще чтото?
00
Владимир(db39d)
Обязательна-ли подпись водителя в журнале выдачи путевых листов? На это уходит масса времени, а оно ограничено при большом количестве транспорта.
00
Юлия(8de7d)
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, заполняя отрывной талон ПЛ в разделе "Всего к оплате" сумму предъявления заказчику нужно указывать с НДС? (если указываю без НДС - это ошибка?)  ???  Какой закон. 
00
vyking(30680)
Сергий: Вы ведь показания спидометра не в метрах указываете,зачем же 100,5 км?
00
галина(85f98)
Интересно, а какое заполнение и как он должен выглядеть  путевой лист,  если машина собственность моя  и находится по договору аренды ну например у автошколы или кафе,. Выезд на маршрут в течении дня ( согласно графика)  и уезжаю домой и ездим по городу по своим делам.....Какие показания спидометра и заправки??? И вообще  зачем путевой лист, если для начисления з/ и оплаты ГСП, то  согласно трудового договора указывается  человекочас,  разрешение медика на выезд в отдельном журнале.
И зачем тогда вся эта цепочка ненужной траты  вокруг путевого листа????Это  по принципу -  помогать кому делать нечего??!!!!!!
 ГАИ он не проверяется.....их он просто не интересует. Так зачем он нужен??
00
Add comment
Ваше имя:  
Код безопасности
Введите код безопасности
Ваш комментарий:

Если Вы зарегистрируетесь, то сможете получать новые комментарии по e-mail.