ООО "Корн-Аудит"

На практике налоговые органы часто просят предоставить им подлинник документа для ознакомления. При этом ни для кого не секрет, что в последнее время документооборот ведется и в электронном виде. В связи с этим возник вопрос – а может ли налогоплательщик в указанной ситуации предоставить электронный скан-образ документа (вместо самого подлинника на бумажном носителе)?

Для того чтобы обоснованно ответить на данный вопрос проанализируем законодательство.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами в целях налогового учета признаются затраты, которые являются: 1) экономически обоснованными и 2) документально подтвержденными (т.е. подтвержденными документами, которые оформлены в соответствии с российским законодательством).  Т.е. одним из ключевых факторов является соответствие документов действующему законодательству.

Исходя из положений Федерального закона «О бухгалтерском учете» следует, что формы первичных учетных документов должны содержать обязательные реквизиты и определяются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).

Согласно гражданскому законодательству действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в общем случае должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153, 161 Гражданского кодекса РФ).

В свою очередь «подлинником документа» является первый или единичный его экземпляр (п. 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)).

Т.е. в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Исходя из проведенного анализа нормативно-правовой базы мы видим, что действующим законодательством не предусмотрена замена бумажного подлинника документа его электронным скан-образом (в случае обязанности предоставления именно подлинника документа). При этом ситуация не меняется и в случае подписания скан-образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон.

Аналогичную позицию высказала и Федеральная Налоговая служба России в своем недавнем письме № АС-4-15/8657@ от 17 мая 2016 г.

Вывод: в настоящее время нельзя заменять бумажный подлинник документа его электронным скан-образом (например, если налоговые органы просят предоставить в целях ознакомления именно подлинник документа).