Д. И. Покшан, заместитель начальника отдела экспертизы и регистрации
нормативных актов департамента правового обеспечения
Пенсионного фонда РФ
Уже в следующем году Пенсионный фонд РФ начнет проводить первые выездные проверки учреждений. То, как будут проходить контрольные мероприятия, чиновники фонда уже разъяснили. Подготовиться к проверке поможет наш материал.
Какие периоды проверяет ПФР
То, как образовательные учреждения исчисляют и уплачивают взносы по пенсионному и медицинскому страхованию, теперь проверит ПФР. Такое право у фонда появилось с 1 января 2010 года. Это следует из статьи 3 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212 - ФЗ (далее – Закон № 212-ФЗ). Иными словами, проверить учреждение специалисты фонда могут только за период с 1 января 2010 года. Более ранние периоды по-прежнему проверяют налоговики (ст. 38 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 213-ФЗ). При этом инспекторы не могут выносить решения по результатам контрольных мероприятий (определение ВАС РФ от 4 марта 2008 г. № 2206/08).
Все материалы по проверке они должны передавать в региональные отделения ПФР, и уже специалисты фонда выносят решение о привлечении (об отказе в привлечении) учреждения к ответственности (письмо ПФР, ФНС России от 31 августа 2010 г. № АД-30-24/9291, № ММВ-22-2/422@). Проводить проверки специалисты фонда могут совместно с ФСС России (ч. 3 ст. 33 Закона № 212-ФЗ) либо самостоятельно.
Порядок проверок регламентируется статьями 33, 35 – 39 Закона № 212-ФЗ. Также Правление ПФР разработало временные методические рекомендации по выездным проверкам – распоряжение от 11 мая 2010 г. № 127р (далее – Рекомендации).
Место проверки, периодичность и сроки
Территориальные органы ПФР ежегодно формируют планы - графики выездных проверок на следующий год (п. 2.4 Рекомендаций).
Однако эти сведения до организаций не доводятся. Поэтому учреждение может и не знать о предстоящих контрольных мероприятиях.
Проверку проводит территориальный орган ПФР по местонахождению плательщика страховых взносов.
Если у образовательного учреждения нет возможности предоставить проверяющим помещение, то контрольные мероприятия могут проходить на территории фонда.
Выездная проверка в отношении учреждения может проводиться не чаще чем один раз в три года (ч. 10 ст. 35 Закона № 212-ФЗ).
Определяя данный срок, специалисты фонда не учитывают проверки обособленных подразделений образовательного учреждения (п. 1.5 Рекомендаций). То есть, например, в течение года могут проверить и само образовательное учреждение, и его филиалы.
Проверяемый период не должен превышать трех календарных лет, предшествующих году проведения проверки (п. 5.1 Рекомендаций).
Продолжительность самой проверки учреждения не может быть более двух месяцев, а его обособленного подразделения – более месяца (ч. 11 ст. 35 Закона № 212-ФЗ, п. 6.1 Рекомендаций).
Началом проверки считается день, когда будет вынесено решение о проверке. Окончанием – день составления справки о проведенной проверке.
Время проверки может быть приостановлено. Но только в случае, если необходимо истребовать документы, получить информацию от иностранных государственных органов в рамках международных договоров РФ.
Также проверка может быть приостановлена для перевода документов на русский язык (ч. 15 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). Срок, на который может быть приостановлена проверка, не должен превышать шести месяцев (ч. 18 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). При этом если поверка была приостановлена для получения информации от иностранных государственных органов, то срок может быть увеличен на три месяца.
Приостановление и возобновление проверки оформляют соответствующими документами (они предусмотрены приказом Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2009 г. № 957н «Об утверждении форм документов, применяемых при осуществлении контроля за уплатой страховых взносов», далее – приказ № 957н).
Ход проверки
Перед началом выездной проверки ревизоры должны предъявить свои служебные удостоверения и решение о проведении выездной проверки по форме 9 - ПФР (ч. 1 ст. 36 Закона № 212 - ФЗ). Сама форма решения утверждена приказом № 957н. Без этих документов проверяющих можно не пускать на территорию образовательного учреждения.
В остальных ситуациях допустить контролеров к месту проверки учреждение обязано. В противном случае проверяющие составляют акт по форме 13 (утвержден приказом № 957н). Его подписывают специалисты территориального органа ПФР и уполномоченный представитель образовательного учреждения (п. 4.2 Рекомендаций). Если плательщик взносов отказывается подписать бумагу, об этом также делается соответствующая запись в акте. Документ приобщают к материалам проверки.
Порядок представления документов
Чтобы получить от учреждения необходимые для проверки документы, контролеры составляют требование по форме 14, утвержденной приказом № 957н (ст. 37 Закона № 212 - ФЗ).
Без такого требования документы лучше не представлять. Срок, в течение которого необходимо сдать затребованные документы, составляет 10 рабочих дней. Отсчитывается он со дня вручения требования (ч. 5 ст. 37 Закона № 212-ФЗ).
Если по каким-либо причинам образовательное учреждение не может представить документы, то об этом нужно письменно уведомить проверяющих (на следующий день после получения требования). В уведомлении необходимо указать причины, по которым документы не могут быть представлены.
На основании этого документа проверяющие решают, продлевать срок представления бумаг или нет (ч. 6 ст. 37 Закона № 212-ФЗ). Принять решение специалисты фонда должны в течение двух дней.
Запрашиваемые документы представляются в виде копий, которые надо заверить подписью руководителя (заместителя руководителя) и (или) иным уполномоченным лицом учреждения и печатью. Заверять копии у нотариуса не нужно. Также стоит учесть, что проверяющие не могут изымать подлинники бумаг.
Какие документы проверят прежде всего
Контролеры могут запросить у учреждения следующие документы как общего и юридического характера, так и финансовые:
– учредительные документы;
– приказы об утверждении учетной политики;
– лицензии;
– расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное, медицинское страхование за проверяемые периоды;
– книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций;
– бухгалтерскую отчетность, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;
– регистры бухгалтерского и налогового учета, в том числе главные книги, журналы учета хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости;
– трудовые, гражданско-правовые договоры (контракты) с физлицами;
– банковские и кассовые документы;
– первичные документы бухгалтерского учета.
Перечень не является исчерпывающим, и контролеры могут потребовать и другие документы, относящиеся к правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов. Все эти документы должны относиться к проверяемому периоду, который указан в решении о проведении проверки.
На что обратят внимание контролеры
Cпециалисты Пенсионного фонда, как правило, проверяют:
– полноту устранения выявленных предыдущей выездной проверкой нарушений, а также наличие в проверяемом периоде аналогичных ошибок;
– своевременность представления расчетов по взносам;
– соответствие показателей, отраженных в расчетах, данным бухгалтерского учета;
– полноту и правильность отражения в бухгалтерском учете финансово - хозяйственных операций, влияющих на формирование базы для начисления страховых взносов.
При необходимости проверяющие могут вызывать на основании письменного уведомления руководителей или представителей организации для дачи пояснений (п. 7.3 Рекомендаций).
Если выявлены нарушения
На основании выявленных ошибок проверяющие доначислят взносы и вынесут решение о привлечении плательщика к ответственности.
Отметим и такой момент.
Если у образовательной организации отсутствует учет объектов обложения, то контролеры самостоятельно могут определить сумму задолженности (расчетным путем).
Также это возможно в случае, если, исходя из представленных документов, нельзя определить сумму страховых взносов или если учреждение не пустит контролеров к месту проверки.
Результаты проверки
В последний день ревизии контролеры составляют справку о проведенной выездной проверке по форме 12-ПФР (приведена в приказе № 957н). В ней фиксируют предмет и сроки проверки. Один экземпляр вручают образовательному учреждению (ч. 23 ст. 35 Закона № 212-ФЗ).
Далее составляется акт проверки по форме 17-ПФР в двух экземплярах (ч. 2 ст. 38 Закона № 212-ФЗ). На это проверяющим отводится два месяца со дня составления справки о проведенной проверке.
Документ подписывают контролеры и представитель проверяемого учреждения. Если учреждение отказывается подписывать акт, то на нем делается соответствующая запись.
В акте отражают все нарушения, выявленные в ходе проверки.
Один экземпляр в течение пяти рабочих дней с даты подписания вручают проверяемому учреждению (его уполномоченному представителю) под расписку. Это определено частью 4 статьи 38 Закона № 212-ФЗ.
Если учреждение не желает его принять, то этот факт также отражают в акте и направляют его по почте заказным письмом с уведомлением по местонахождению плательщика взносов.
В этом случае датой вручения считается шестой рабочий день с даты отправки заказного письма.
Учреждение может представить письменные возражения по акту и приложить к нему соответствующие документы. Это необходимо сделать в течение 15 дней с даты получения акта (ч. 5 ст. 38 Закона № 212-ФЗ).
По истечении этого срока руководитель (заместитель руководителя) территориального органа ПФР начинает рассмотрение материалов проверки с целью принятия окончательного решения. На это ему отведено 10 дней после получения возражений. Данный срок может быть продлен, но не больше чем на месяц (ч. 1 ст. 39 Закона № 212-ФЗ).
Учреждение имеет полное право участвовать в процессе рассмотрения материалов проверки (ч. 2, 3 ст. 39 Закона № 212-ФЗ). О времени и месте его уведомляют.
По результатам рассмотрения выносится одно из двух решений: о привлечении плательщика взносов к ответственности или об отказе в привлечении к ответственности.
В первом случае в решении указывают обстоятельства правонарушения и применяемые меры ответственности, а также размер выявленной недоимки, соответствующих пеней, подлежащего уплате штрафа (ч. 9 ст. 39 Закона № 212-ФЗ). В нем также указывается срок, в течение которого его можно обжаловать, и порядок обжалования.
Во втором случае в решении отражают обстоятельства, послужившие основанием для отказа, смягчающие обстоятельства, а также (при наличии) сумму недоимки и пеней.
Принятое решение вступает в силу по истечении десяти рабочих дней со дня вручения его учреждению.
Копия решения вручается плательщику взносов в течение пяти рабочих дней после дня его вынесения (ч. 13 ст. 39 Закона № 212-ФЗ).
Учреждение вправе обжаловать решение в вышестоящем органе ПФР или в суде (гл. 7 Закона № 212 - ФЗ). Одновременное обжалование в двух инстанциях не исключается (ст. 53 – 56 Закона № 212). Срок на такое обжалование – три месяца.
Важно запомнить
Выездная проверка проводится не чаще одного раза в три года. Проверить могут за период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году проведения проверки. Проверка не может продолжаться более двух месяцев, а обособленного подразделения – более одного месяца. Срок исчисляется со дня вынесения решения о проведении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке. В последний день контрольных мероприятий контролеры составляют справку о проведенном мероприятии. А в течение двух месяцев со дня ее составления – акт проверки. По акту проверки можно представить возражения.