Татьяна Анатольевна Липакова, генеральный директор Аудиторской компании «Анеста Аудит»

Для того чтобы расходы организации были учтены при определении базы по налогу на прибыль в полном объеме, все документы, которые служат подтверждением расходов, должны быть оформлены в соответствии с действующим российским законодательством о бухгалтерском учете. Данным законодательством установлено, что первичными документами являются те документы, которые подтверждают совершение тех или иных хозяйственных операций и на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Формы первичных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, там же указано, какие реквизиты должны присутствовать в том или ином документе. При отсутствии каких-либо обязательных реквизитов в документе расходы организации при расчете налога на прибыль могут быть не признаны налоговыми органами.

Основные требования к оформлению документов указаны в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Каким требованиям должны соответствовать первичные документы на сегодняшний момент, и какие спорные вопросы вызывает настоящее законодательство, мы рассмотрим в этой статье.

Расчеты в иностранной валюте

Часто возникают вопросы по поводу оформления документов в иностранной валюте или условных единицах. Ранее выставление счетов-фактур в денежных условных единицах было допустимо (Письма ФНС России от 19.04.2006 № ШТ-6-03/417, УФНС России по г.Москва от 12.04.2007 № 19-11/33695). Последнее мнение чиновников следующее. Согласно Письму ФНС России № 3-1-07/674 от 24.08.2009 г., суммы, отражаемые в счетах-фактурах, выставленных на основании договоров, которые составлены в рублях, следует также указывать в рублях. Продавцы, которые выставили счета-фактуры в условных единицах или иностранной валюте, должны внести в документы соответствующие исправления. По поводу применения п. 7 ст. 169 НК РФ в Письме сказано: «в счете-фактуре могут указываться суммы в иностранной валюте только в случаях, если по условиям сделки обязательство подлежит оплате в иностранной валюте в порядке и на условиях, определенных законом или в установленном порядке».

Применение электронной цифровой подписи для первичных документов

Вопрос касательно первичных документов, документов бухгалтерского учета, а также документов налогового учета в электронном виде, заверенных электронной подписью, рассмотрен в Письме Минфина № 03-02-08/85 от 26.11.2009 г. Минфин считает, что «первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления» при следующих условиях:

1. Первичные документы должны быть составлены по унифицированной форме, а в документах, форма которых не предусмотрена альбомами унифицированных форм, должны содержаться необходимые реквизиты;

2. Электронная цифровая подпись должна соответствовать законодательству и на момент подписания документа считаться действительной;

3. Организация должна изготовить за свой счет копии цифровых документов на бумажном носителе для остальных участников сделки, а также по требованию контролирующих государственных органов.

Использование бланков строгой отчетности

С 01.01.2010 года вступили в силу изменения и дополнения Федерального закона от 22.05.03 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». В частности, уточнения и изменения коснулись платежных агентов и платежных банковских агентов, а также правил ведения бухгалтерского учета организациями и кредитными организациями, применяющими контрольно-кассовую технику и платежные терминалы и банкоматы, осуществляющие прием средств наличного платежа.

Учет командировочных расходов

В Письме Минфина № 03-03-06/1/770 от 24.11.2009 г. даны уточнения к вопросу о документальном подтверждении расходов в виде суточных. Поскольку суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, а срок командировки подтверждается командировочным удостоверением, то расходы для целей исчисления базы по налогу на прибыль могут быть учтены на основании командировочного удостоверения. При этом не требуется предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных.

Также в Письме Минфина № 03-07-11/323 от 23.12.2009 даны разъяснения относительно того, может ли организация учесть расходы при расчете НДС, если командированный сотрудник вместо счета-фактуры получил в гостинице счет и чек, содержащий все необходимые реквизиты и отдельно выделенной строкой НДС. В письме разъясняется, что согласно статье 172 НК РФ вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 НК РФ. Выданные документы должны соответствовать установленной форме. При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке БСО (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Следовательно, при исчислении размера НДС к вычету принимаются суммы этого налога, выделенные отдельной строкой в БСО установленной формы, выдаваемых гостиницами гражданам, находящимся в служебной командировке.

В судебной практике существует много примеров, когда в спорных вопросах касательно оформления документов в похожих случаях закон принимает сторону либо организации, либо налоговых органов. Самый надежный способ избежать споров с налоговой инспекцией и судебных процессов – это знание законодательства и правильно оформленные документы.