Автор: Морозова Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Под денежными документами понимаются документы, имеющие стоимостную оценку. Они хранятся в кассе учреждения наравне с денежными средствами. С 2021 года внесены изменения в правила учета денежных документов, установленные Инструкцией № 157н. Как вести бюджетный учет таких документов, расскажем далее.

Перечень денежных документов

В соответствии с п. 169 Инструкции № 157н для учета денежных документов предназначен счет 201 35. В этом же пункте приведен перечень различных денежных документов:

  • оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т. п.;

  • оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;

  • полученные извещения на почтовые переводы;

  • почтовые марки;

  • конверты с марками;

  • марки государственной пошлины;

  • перевозочные документы (билеты) для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленные на бумажном носителе.

Стоит отметить, что перевозочные документы (билеты) добавлены в перечень денежных документов с 2021 года. Кроме того, с этой же даты данный перечень стал закрытым.

Обратите внимание: путевки, полученные безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций, не относятся к денежным документам, хотя и хранятся в кассе учреждения. Такие путевки учитываются на забалансовом счете 08 «Путевки неоплаченные» (п. 347 Инструкции № 157н).

Денежные документы хранятся в кассе учреждения (п. 169 Инструкции № 157н).

Согласно обновленной редакции п. 171 Инструкции № 157н аналитический учет денежных документов ведется по их видам в разрезе ответственных лиц (лиц, ответственных за их выдачу (сохранность) (кассиров)) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

«Фондовая» касса для денежных документов

Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).

Ордера с записью «Фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».

Согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н записи в кассовую книгу вносятся по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру, оформленному соответственно на полученные и выданные денежные документы.

Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.

Корреспонденция счетов по операциям с денежными документами

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н).

Приведем в таблице корреспонденцию счетов по поступлению и выбытию денежных документов согласно п. 50 Инструкции № 162н:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Поступили денежные документы в кассу

1 201 35 510

1 302 00 000

Выданы из кассы денежные документы

1 208 00 000

1 201 35 610

Безвозмездно переданы денежные документы

1 304 04 000
1 401 20 210
1 401 20 251

1 201 35 610

Безвозмездно получены денежные документы

1 201 35 510

1 304 04 000
1 401 10 150

Отражены суммы выявленных недостач, хищений, порчи денежных документов

1 401 10 172

1 201 35 610

Выбыли денежные документы по причине уничтожения, порчи в результате форс-мажорных обстоятельств на основании акта уничтожения (порчи)

1 401 20 273

1 201 35 610

Оприходованы неучтенные денежные документы, выявленные в результате инвентаризации

1 201 35 510

1 401 10 189

Рассмотрим порядок применения приведенной корреспонденции счетов на примерах.

Пример 1.

Казенное учреждение по договору с компанией-перевозчиком приобрело 2 железнодорожных билета на сумму 5 000 руб. Оплаченные билеты сначала были оприходованы в кассу, а затем выданы работнику, направленному в служебную командировку. По окончании командировки он представил авансовый отчет.

В бюджетном учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поступили оплаченные проездные билеты

1 201 35 510

1 302 22 734

5 000

Выданы билеты командированному работнику

1 208 22 567

1 201 35 610

5 000

Представлен авансовый отчет по возвращении из командировки с приложением погашенных проездных билетов

1 401 20 222

1 208 22 667

5 000

Если билеты приобретались учреждением согласно государственному контракту (по агентскому договору), то расходы на приобретение железнодорожных билетов для проезда к месту командировки и обратно относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ (Письмо Минфина РФ от 20.08.2020 № 02-06-10/73254).

Пример 2.

В рамках централизованного снабжения казенному учреждению переданы конверты с марками в количестве 100 шт. на сумму 1 000 руб. (по 10 руб. за конверт). Поступившие конверты оприходованы в кассу. Часть конвертов (30 шт.) выдана секретарю для отправки служебной корреспонденции. Все они были израсходованы. Отчет об использовании конвертов приложен секретарем к авансовому отчету.

В казенном учреждении указанные операции отразятся следующими проводками:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оприходованы конверты с марками, полученные в рамках централизованного снабжения

1 201 35 510

1 304 04 221

1 000

Выданы конверты секретарю
(30 шт. x 10 руб.)

1 208 21 567

1 201 35 610

300

Списаны израсходованные конверты на основании составленного секретарем отчета с указанием количества отправлений и адресатов

1 401 20 221

1 208 21 667

300

Согласно п. 10.2.1 Порядка № 209н приобретение маркированных конвертов отражается по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Пример 3.

Казенное учреждение приобрело 50 талонов по 20 л бензина на общую сумму 48 000 руб. (стоимость 1 л бензина – 48 руб.). Для служебной поездки водителю учреждения выдано 4 талона. По возвращении из поездки он представил авансовый отчет, приложив к нему чеки с АЗС, выданные оператором в обмен на топливные талоны.

В бюджетном учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оприходованы оплаченные топливные талоны в кассу

1 201 35 510

1 302 34 734

50 000

Выданы талоны водителю
(4 талона x 20 л x 48 руб.)

1 208 34 567

1 201 35 610

3 840

Отражено поступление бензина на основании отчета, представленного водителем, и приложенных к нему документов

1 105 33 343

1 208 34 667

3 840

Пример 4.

В результате пожара были испорчены почтовые марки на сумму 3 000 руб.

В бюджетном учете списание испорченных почтовых марок отразится следующей проводкой:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списаны почтовые марки, испорченные в результате форс-мажорных обстоятельств

1 401 20 273

1 201 35 610

3 000

Инвентаризация денежных документов

Поскольку денежные документы хранятся в кассе учреждения, их инвентаризация, как правило, проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств. В ходе ее проведения фактическое количество денежных документов сверяется с данными, которые ведутся на отдельных листах кассовой книги с отметкой «Фондовый».

Конкретный порядок, а также периодичность проведения инвентаризации денежных документов устанавливается учреждением самостоятельно в рамках формирования учетной политики (п. 80 СГС «Концептуальные основы», пп. «в» п. 9 СГС «Учетная политика»).

Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).

Согласно Указаниям № 52н инвентаризационная опись составляется комиссией учреждения по видам документов и ответственным лицам, с указанием места и даты проведения инвентаризации. К описи прилагается расписка ответственного лица. В инвентаризационной описи отражаются:

  • наименование и единица измерения денежных документов;

  • сведения о фактическом наличии (цена, количество);

  • сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

  • сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма).

Инвентаризационная опись (ф. 0504086) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Кроме того, результаты инвентаризации на основании инвентаризационных описей отражаются в акте о результатах инвентаризации (ф. 0504835). При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к такому акту прилагается еще и ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Рассмотрим на примере порядок отражения в бюджетном учете результатов инвентаризации денежных документов.

Пример 5.

По результатам проведенной в кассе учреждения инвентаризации были выявлены:

  • недостача почтовых марок на сумму 150 руб.;

  • неучтенные проездные документы на сумму 3 000 руб.

Стоимость недостающих почтовых марок кассир возместил в кассу наличными денежными средствами. Неучтенные денежные документы оприходованы.

В бюджетном учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оприходованы неучтенные проездные документы, выявленные в результате инвентаризации

1 201 35 510

1 401 10 189

3 000

Выявлена недостача почтовых марок

1 401 10 172

1 201 35 610

150

Отнесена сумма недостачи на счет виновного лица (кассира)

1 209 82 567

1 401 10 172

150

Поступили в кассу денежные средства в счет возмещения причиненного ущерба

1 201 34 510

1 209 82 667

150

* * *

Учет денежных документов ведется на счете 1 205 35 000. С 2021 года в ходе учета таких документов нужно учитывать следующие новшества:

1) в перечень денежных документов, приведенный в п. 169 Инструкции № 157н, добавлены перевозочные документы (билеты) для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленные на бумажном носителе. Кроме того, данный перечень стал закрытым;

2) уточнены правила аналитического учета денежных документов. Теперь учет следует вести не только по видам документов, но и в разрезе ответственных лиц (кассиров) (п. 171 Инструкции № 157н).